Trong kinh doanh, Kaizen không đơn thuần là một phương pháp mà là một triết lý quản trị – nơi mỗi nhân viên, từ CEO đến công nhân, đều tham gia vào quá trình cải tiến liên tục. Kaizen không chỉ giới hạn trong lĩnh vực sản xuất mà còn mở rộng sang các quy trình hỗ trợ như mua hàng, logistics, chăm sóc khách hàng, thậm chí cả tài chính, ngân hàng và y tế. Với mục tiêu loại bỏ lãng phí và nâng cao hiệu quả, dưới đây là những mô hình Kaizen được đánh giá cao mà doanh nghiệp nên áp dụng
.
Một số mô hình Kaizen hiệu quả
Xác định vấn đề bằng phương pháp 5W – 1H
Một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất trong Kaizen là xác định rõ vấn đề. Phương pháp 5W – 1H là công cụ phân tích rất hiệu quả để làm rõ hiện trạng và nguyên nhân gốc rễ:
-
Who – Ai là người liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi vấn đề?
-
What – Vấn đề cụ thể là gì?
-
Where – Vấn đề xảy ra ở đâu?
-
When – Thời điểm nào xảy ra sự cố?
-
Why – Vì sao nó lại xảy ra?
-
How – Cách thức xử lý, cải thiện là gì?
Việc trả lời các câu hỏi này giúp nhóm cải tiến không bị rơi vào bẫy “giải quyết phần ngọn”, mà đi đúng vào cốt lõi, từ đó xây dựng phương án cải tiến chính xác và hiệu quả.
“Dọn vệ sinh kiểu hiện đại” bằng phương pháp 5S
5S là một phần không thể thiếu trong Kaizen, giúp thiết lập môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu suất. 5S gồm:
-
Seiri (Sàng lọc): Loại bỏ những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc.
-
Seiton (Sắp xếp): Sắp đặt các công cụ, thiết bị hợp lý để dễ tìm – dễ lấy – dễ cất.
-
Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh thường xuyên để loại bỏ bụi bẩn và các yếu tố gây hỏng hóc thiết bị.
-
Seiketsu (Săn sóc): Duy trì tiêu chuẩn đã thiết lập để đảm bảo nơi làm việc luôn ở trạng thái tốt nhất.
-
Shitsuke (Sẵn sàng): Rèn luyện thói quen tự giác tuân thủ 5S trong từng hành động hàng ngày.
Với hiệu quả rõ ràng, mô hình 5S của Kaizen được áp dụng phổ biến trong cả các doanh nghiệp sản xuất, văn phòng hành chính hay dịch vụ kỹ thuật.
Tối ưu hiệu suất làm việc bằng các phần mềm quản lý 4.0
Trong bối cảnh Chuyển đổi số, mô hình Kaizen được hỗ trợ mạnh mẽ bởi các phần mềm quản lý công việc, quy trình và phê duyệt nội bộ. Các hệ thống này giúp:
-
Phân nhỏ công việc thành các đầu việc rõ ràng, có deadline, người phụ trách, tài liệu đính kèm.
-
Giao tiếp và theo dõi tiến độ trên một nền tảng duy nhất thay vì email, chat hoặc ghi chú rời rạc.
-
Tự động hóa quy trình nghiệp vụ, thiết lập chuỗi hành động theo quy chuẩn (workflow), đo lường chính xác thời gian xử lý từng bước.
-
Phát hiện điểm nghẽn hoặc phần việc dư thừa nhờ dữ liệu hiệu suất cụ thể.
Ví dụ, phần mềm phê duyệt nội bộ cho phép gửi đề xuất, xin ý kiến hoặc phê duyệt chi phí nhanh chóng, giúp nhân viên chủ động hơn trong việc đưa ra ý tưởng cải tiến.
Hỗ trợ, quản lý, đo lường hiệu quả bằng mô hình hệ thống Andon
Trong các nhà máy, hệ thống cảnh báo sản xuất như Andon Adsun là một ví dụ cụ thể giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các tình huống phát sinh trong quá trình vận hành. Việc tích hợp các tín hiệu cảnh báo trực quan và tự động không chỉ hỗ trợ phát hiện sự cố nhanh chóng mà còn giúp ghi nhận dữ liệu để phân tích và cải tiến về sau.
Hệ thống như vậy đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu thời gian ngừng máy, nâng cao hiệu suất dây chuyền và góp phần vào chuỗi cải tiến theo định hướng Kaizen.
Triết lý Kaizen không chỉ là công cụ cải tiến, mà còn là văn hóa phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Việc kết hợp các phương pháp như 5W-1H, 5S, phần mềm quản lý và hệ thống cảnh báo Andon sẽ giúp doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện, giảm thiểu lãng phí và tạo ra giá trị vượt trội trong dài hạn.
