Kaizen là gì? Có lợi ích và cách áp dụng như thế nào? Cùng Andon Adsun tìm hiểu khái niệm kaizen là gì và các phương pháp kaizen tối ưu doanh nghiệp có nguồn gốc từ xứ sở hoa anh đào.
Về cơ bản, kaizen là một triết lý làm việc từ Nhật Bản được phát triển vào năm 1950. Người lao động Nhật Bản ở nước họ hoặc ở các nước khác chắc chắn đã quen thuộc với thuật ngữ “Kaizen”. Khi các công ty muốn thực hiện Kaizen, họ cần một công cụ gồm 4 bước là “lập kế hoạch, làm, kiểm tra, hành động” (PDCA). Bản thân PDCA trở thành công cụ kiểm soát hoạt động và quy trình cải tiến liên tục của công ty.
Kaizen là gì?
Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật, được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực quản lý và cải tiến tiến trình. “Kaizen” có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Khái niệm này đề cập đến việc tạo ra những cải tiến nhỏ, liên tục và duy trì sự phát triển không ngừng trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh, và cuộc sống hàng ngày.
Phương pháp Kaizen giúp tạo ra môi trường làm việc có sự hợp tác và sự cam kết của tất cả các thành viên trong tổ chức. Nó khuyến khích mọi người đề xuất những cải tiến nhỏ và áp dụng chúng ngay lập tức, giúp tăng năng suất, chất lượng, hiệu quả và sự linh hoạt của các quy trình.
Kaizen không chỉ áp dụng trong ngành công nghiệp, mà còn có thể áp dụng trong cuộc sống cá nhân, gia đình và các lĩnh vực khác. Ý tưởng cốt lõi của Kaizen là sự tập trung vào việc cải tiến liên tục và không ngừng phát triển để đạt được mục tiêu tốt hơn.
10 nguyên tắc khi áp dụng phương pháp Kaizen mà bạn cần phải nhớ
Các nguyên tắc của triết lý Kaizen giúp xây dựng một nền tảng vững chắc cho việc thực hiện Kaizen trong doanh nghiệp và đạt được sự cải thiện liên tục và bền vững. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc này, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và tham gia của tất cả nhân viên.
- Tập trung vào khách hàng: Đặt khách hàng là trung tâm và tìm hiểu, đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng một cách liên tục.
- Giải quyết vấn đề ở nguồn gốc: Tìm hiểu và khắc phục nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì chỉ xử lý các triệu chứng.
- Liên tục cải tiến: Hướng đến sự cải thiện liên tục bằng cách áp dụng những biện pháp nhỏ và thường xuyên để nâng cao hiệu suất và chất lượng.
- Sự tham gia của tất cả mọi người: Tạo môi trường tham gia và động viên tất cả nhân viên trong việc đề xuất ý tưởng và góp phần vào quá trình cải tiến.
- Đào tạo và phát triển: Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao kiến thức, kỹ năng và khả năng của họ để thực hiện cải tiến.
- Sự đo lường và phân tích: Sử dụng dữ liệu và số liệu để đo lường hiệu suất, phân tích quy trình và tìm ra cách cải thiện.
- Tiết kiệm và tối ưu hóa: Tìm kiếm sự tiết kiệm và tối ưu hóa tài nguyên, quy trình và thời gian để tăng hiệu suất và giảm lãng phí.
- Sự hợp tác và giao tiếp: Xây dựng môi trường hợp tác và giao tiếp mở để chia sẻ thông tin, ý kiến và kinh nghiệm giữa các bộ phận và nhân viên.
- Giám sát và kiểm soát: Theo dõi tiến trình, đánh giá hiệu quả và đảm bảo tuân thủ quy trình và tiêu chuẩn đã đề ra.
- Lãnh đạo tích cực: Lãnh đạo tích cực và hướng dẫn nhân viên theo triết lý Kaizen, tạo động lực và môi trường thích hợp để thúc đẩy sự cải tiến liên tục.
Sự tập trung vào khách hàng giúp doanh nghiệp nhìn nhận quy trình và sản phẩm từ góc độ khách hàng, từ đó cải thiện chất lượng và tăng sự hài lòng của khách hàng. Đồng thời, việc giải quyết vấn đề ở nguồn gốc giúp loại bỏ nguyên nhân gốc rễ và ngăn chặn sự tái diễn của vấn đề.
Cải tiến liên tục là tinh thần cốt lõi của Kaizen, và các nguyên tắc này khuyến khích sự đóng góp và tham gia của tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Bằng cách tạo ra một môi trường mà mọi người được khuyến khích đề xuất ý tưởng và góp phần vào quá trình cải tiến, doanh nghiệp có thể tận dụng kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên để tìm ra những cách tiếp cận mới và nâng cao hiệu suất làm việc.
Việc đo lường, phân tích và theo dõi giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về hiệu quả của các hoạt động và quy trình. Điều này cho phép doanh nghiệp xác định các điểm yếu và tiềm năng cải thiện, từ đó triển khai những biện pháp để tối ưu hóa và tăng cường hiệu suất.
Tất cả những điều này cần sự lãnh đạo tích cực từ các cấp quản lý và những người đứng đầu. Lãnh đạo tích cực không chỉ là nguồn cảm hứng và động lực cho nhân viên, mà còn tạo ra một môi trường mà các ý tưởng mới được đón nhận và ủng hộ.
Xem thêm: Giải pháp hệ thống andon – giải pháp tối ưu thông báo sự số theo thời gian thưc.
Hướng dẫn áp dụng Kaizen cho doanh nghiệp
Áp dụng phướng áp Kaizen cho doanh nghiệp chỉ với 7 bước sau đây:
Bước 1: Xác định hiện trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen
Để tiến hành hiệu quả trong việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp thì bước đầu tiên bạn cần làm là xác định hiện trạng hiện tại của doanh nghiệp đang gặp và xác định mục tiêu của doanh nghiệp cụ thể như sau:
Đánh giá hiện trạng
- Quá trình sản xuất: Xem xét quy trình sản xuất hiện tại để xác định các bước, công đoạn, và công nghệ đang được sử dụng. Đánh giá hiệu suất, chất lượng, sự linh hoạt, thời gian và tài nguyên sử dụng.
- Quản lý và tổ chức: Đánh giá cấu trúc tổ chức, quy trình quản lý và phân phối trách nhiệm. Xác định các vấn đề về sự hiệu quả, tương tác giữa các bộ phận và luồng công việc.
- Phản hồi khách hàng: Xem xét phản hồi từ khách hàng, đánh giá mức độ hài lòng và nhận xét về sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.
- Hiệu suất tài chính: Đánh giá hiệu suất tài chính của doanh nghiệp, bao gồm doanh thu, lợi nhuận, biên lợi nhuận, và chỉ số tài chính khác.
Xác định mục tiêu Kaizen: Dựa trên việc đánh giá hiện trạng, xác định các mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua quá trình Kaizen. Mục tiêu này nên được đề ra một cách rõ ràng và có thể đo lường được. Ví dụ:
- Tăng năng suất: Mục tiêu tăng cường hiệu suất và tăng khả năng sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Cải thiện chất lượng: Mục tiêu cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Tối ưu hóa quy trình: Mục tiêu cải tiến quy trình làm việc, giảm thời gian, tăng tính linh hoạt và tăng sự hiệu quả của các hoạt động.
- Tiết kiệm chi phí: Mục tiêu giảm chi phí hoạt động, tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và tăng cường lợi nhuận.
Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang gặp phải
Sau khi bạn đánh giá cụ thể tình trạng của doanh nghiệp đang gặp phải giờ là lúc bạn cần phải tìm hiểu nguyên dẫn dẫn đến tình trạng này từ đó tìm ra giải pháp tốt nhất để khắc phục vấn đề.
Sử dụng công cụ phân tích: Áp dụng các công cụ phân tích để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Một số công cụ phổ biến bao gồm:
- Sơ đồ tư duy (Fishbone Diagram hoặc Ishikawa Diagram): Giúp xác định các nguyên nhân tiềm ẩn theo các khía cạnh như Nhân lực, Phương pháp, Vật liệu, Môi trường và Máy mócc
- 5 Whys: Liên tục đặt câu hỏi “Tại sao?” cho đến khi xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Biểu đồ dòng chảy (Flowchart): Mô tả quy trình làm việc để xác định các bước gây ra vấn đề.
Tìm hiểu thêm: về phương pháp 5 Whys và cách áp dụng sao cho hiệu quả để tìm nguyên nhân vấn đề.
Phân loại nguyên nhân: Xác định các nguyên nhân dựa trên thông tin thu thập và phân tích. Phân loại nguyên nhân thành các nhóm chính để hiểu rõ hơn về tình huống và tìm ra giải pháp phù hợp. Ví dụ: nguyên nhân liên quan đến quy trình, kỹ năng nhân viên, thiết bị, quản lý, v.v.
Ưu tiên và lựa chọn nguyên nhân: Đánh giá tác động của từng nguyên nhân và ưu tiên các nguyên nhân quan trọng nhất góp phần vào vấn đề. Chọn ra nguyên nhân gốc rễ có tiềm năng gây ra vấn đề và cần được giải quyết.
Ví dụ: Tại thời điểm hiện tại bạn xác định hiện tại doanh nghiệp đang gặp phải là “khách hàng không hài lòng” đến bước này bạn phải tìm ra được nguyên sâu xa dẫn đến tình trạng tồn kho. Áp dụng phương pháp 5 Whys ta có:
Câu hỏi 1: Tại sao khách hàng của chúng ta không hài lòng?
Trả lời: Bởi vì chúng ta đã không cung cấp dịch vụ đúng thời hạn và số lượng như chúng ta hứa.
Câu hỏi 2: Tại sao chúng ta không thể đáp ứng được số lượng, thời hạn hay tiến độ giao hàng?
Trả lời: Vì chúng ta đã chủ quan, nghĩ khâu sản xuất không tốn nhiều thời gian như vậy.
Câu hỏi 3: Tại sao ta mất nhiều thời gian hơn dự kiến?
Trả lời: Bởi vì trong quá trình sản xuất xảy ra nhiều vấn đề như máy móc bị hư, nhân viên không đủ người làm.
Câu hỏi 4: Tại sao các vấn đề trong khâu sản xuất đó lại phát sinh?
Trả lời: Bởi vì chúng ta chưa có sự chuẩn bị tốt, vội vã đưa ra thời gian hoàn thành công việc, trong khi chưa liệt kê, đề phòng các vấn đề có thề xảy ra giai đoạn cụ thể để hoàn thành dự án.
Câu hỏi 5: Tại sao chúng ta không làm vậy?
Trả lời: Bởi vì chúng ta chủ quan, không nắm rõ năng lực sản xuất của chính công ty mình, không có dữ liệu sản xuất, không có phòng bị cách giải quyết downtime trong sản xuất hay có quy trình quản lý sản xuất rõ ràng cho chính công ty từ trước.
Bước 3: Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề
Sau khi chúng ta đã xác định được nguyên nhân dẫn đến tình trạng chung thì đến bước này là bước tìm ra giải pháp để khắc phục tình trạng trên. Đến bước này chúng ta có thể sử dụng phương pháp brainstorming để đưa ra các giải pháp sáng tạo đột phá để áp dụng. Sau khi đã brainstorm được giải pháp chúng ta sẽ chọn một giải pháp tối ưu nhất để tiến hành áp dụng.
Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen
Đây là lúc cần sự đồng lòng của của nhân viên, lãnh đạo cùng thực hiện giải pháp trên để đánh giá độ hiệu quả của giải pháp. Bước đầu bạn có thể thí điểm một vài phòng ban để đánh giá hiệu quả. Sau khi đánh giá được độ hiệu quả của công việc thì bước tiếp theo là nhân rộng giải pháp cho toàn công ty cùng áp dụng.
Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp
Ở bước này, sau khi áp dụng giải pháp vào công việc, doanh nghiệp. Chúng ta sẽ thu thập dữ hiệu xem có đạt được mục tiêu ban đầu đề ra hay không. Nếu đạt được mục tiêu thì chúng ta tiếp tục nhân rộng giải pháp này ra toàn bộ công ty.
Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp
Không có phương pháp nào hoàn hảo 100% sẽ có sai sót trong quá trình vận hành. Chính vì thế, ở bước này chúng ta sẽ chuẩn hóa những yếu tố chưa phù hợp để đạt được thành công lớn.
Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa
Tiến lên là cách tốt nhất để tồn tại. Chính vì thế, một doanh nghiệp muốn tồn tại trong thời đại phát triển như vũ bão hiện nay thì việc cải tiến là điều cần thiết. Vậy lên sau khi áp dụng thành công chúng ta sẽ tiếp tục quay lại bước đầu để tiếp tục áp dụng phương pháp kaizen được hiệu quả hơn.
Lợi ích từ việc triển khai Kaizen
Sau đây là những lợi ích của việc triển khai Kaizen trong một doanh nghiệp:
Tránh lãng phí
Những cải tiến nhỏ liên tục được thực hiện bởi doanh nghiệp có thể loại bỏ sự lãng phí về thời gian và chi phí. Công ty và nhân viên sẽ tiếp tục phát triển mỗi ngày mà không cần phải làm bất cứ điều gì không cần thiết.
Có thể thay đổi và thích ứng nhanh chóng
Những doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp, cần phát triển kinh doanh và thậm chí cần thay đổi mô hình kinh doanh nhanh chóng. Bằng cách triển khai Kaizen, các công ty có thể dễ dàng hoàn thành mục tiêu kinh doanh trọng tâm.
Sản xuất sản phẩm đúng thời gian
Áp dụng hệ thống kaizen doanh nghiệp có thể kịp thời sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Hoàn thành sản phẩm nhanh hơn
Trong quá trình thực hiện Kaizen, quá trình gửi nguyên vật liệu thô từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp hoặc vận chuyển thành phẩm cho khách hàng có thể được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Trong quá trình này, công ty sẽ tập trung nhiều hơn vào những điều quan trọng nhất, đó là nhu cầu của khách hàng.
Nếu sản phẩm đã đạt được các yêu cầu, thì có thể gửi hàng và sau đó sửa chữa liên tục.
Cải thiện quy trình sản xuất
Sắp xếp sản xuất dựa trên năm kỷ luật (hoặc văn hóa làm việc 5S hoặc 5S) tại nơi làm việc, đó là:
- Seiri hoặc Brief (sắp xếp), các mục hoặc đối tượng không cần thiết nên được loại bỏ ngay lập tức
- Seiton hay Neat (sắp xếp), là sự sắp xếp gọn gàng của mọi thứ
- Seiso hoặc Resik để làm sạch liên tục (làm sạch)
- Seiketsu hoặc Treat (kết hợp), được sử dụng để lưu trữ các đồ vật hoặc vật phẩm trong tình trạng tốt tiêu chuẩn
- Shitsuke hoặc Siêng năng (thói quen), tức là liên tục cải thiện quá trình đào tạo và kỷ luật bản thân
Văn hóa làm việc trên đây là cơ sở của thái độ làm việc mà mọi nhân viên phải có để nâng cao chất lượng của công ty.
Cải thiện chất lượng sản phẩm
Mục tiêu chính của Kaizen là nâng cao chất lượng. Các công ty cần tập trung vào chất lượng và giá trị gia tăng của sản phẩm hoặc dịch vụ dựa trên quan điểm của người tiêu dùng.
Ngoài ra, công ty phải chú ý đến bản thân nguyên tắc kaizen, cụ thể là duy trì kiểm soát quá trình và làm cho mọi người tham gia vào quá trình sản xuất có trách nhiệm đạt được chất lượng.
Ngoài ra, các công ty phải tuân thủ nguyên tắc kaizen trong việc duy trì kiểm soát quá trình và giữ mọi người tham gia vào quá trình sản xuất có trách nhiệm đạt được chất lượng nhất định.
Phát triển nhân viên đáp ứng
Việc triển khai một hệ thống cải tiến sẽ yêu cầu nhân viên phản hồi nhanh hơn, bên cạnh đó tất cả nhân viên cũng phải thông thạo tất cả các lĩnh vực trong ngành của công ty hoặc thậm chí xuyên ngành tùy theo cấp độ và vị trí của họ.
Nhân viên sẽ phản ứng khi đèn Anton sáng, từ đó dừng quá trình sản xuất. Tất cả nhân viên tập trung vào cải tiến được gọi là Jidoka có nghĩa là tất cả nhân viên phải có trách nhiệm đạt được sản phẩm tốt và ngăn ngừa sai sót.
Giúp đối phó với sự không chắc chắn
Bằng cách thực hiện các biện pháp khắc phục, công ty sẽ có thể loại bỏ những bất ổn phát sinh.
Ví dụ, liên quan đến vấn đề nhà cung cấp, các công ty phải thiết lập mối quan hệ nhất quán và tốt đẹp với nhà cung cấp. Chọn một nhà cung cấp gần với công ty để có một mối quan hệ lâu dài…
Để tiến tới những điều vĩ đại, chúng ta cần phải thực hiện thay đổi, đổi mới thường xuyên để phù hợp với thị trường hiện nay. Việc dừng đổi mới chính là căn nguyên dẫn đến việc sụp đổ trong tương lai. Việc áp dùng phương pháp Kaizen là cần thiết để giúp doanh nghiệp luôn làm mới bản thân mỗi ngày. Từ đó có để đạt được những điều lớn hơn trong tương lai sắp tới.
Hiện Andon Adsun là đơn vị chuyên cung cấp sản phẩm hệ thống andon hỗ trợ quản lý, vận hành quản lý sản xuất doanh nghiệp theo thời gian thực. Nếu quý khách hàng có nhu cầu cần trải nghiệm, hay tìm hiểu về hệ thống andon này như thế nào có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo thông tin bên dưới:
THÔNG TIN LIÊN HỆ
⭐𝐕𝐏 𝐂𝐡í𝐧𝐡: 340/16 Lê Văn Quới, KP 11, P. Bình Hưng Hòa A, Q. Bình Tân, Tp.HCM
⭐𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐁ắ𝐜: G4-TT10 Đường Foresa 8, KĐT Xuân Phương, P. Xuân Phương, Q .Nam Từ Liêm, HN
⭐𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐓𝐫𝐮𝐧𝐠: 102 Đường Kinh Dương Vương, P.Hòa Minh, Q.Liên Chiểu, TP.Đà Nẵng.
⭐𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐓â𝐲: D2-27, KDC 586, Đường Lê Văn Tưởng, Phường Phú Thứ, Quận Cái Răng, Tp. Cần Thơ.
📩️ andonadsun@gmail.com
☎ 090.125.8778
