Chi phí tồn kho là một trong những chi phí có tính chất quan trọng trong hoạt động sản xuất và cung ứng. Mỗi doanh nghiệp cần nắm rõ khái niệm và những yếu tố có liên quan đến chi phí này để có những kế hoạch và giải pháp cụ thể.
Chi phí tồn kho là gì?
Chi phí tồn kho (tiếng Anh: Inventory cost) là chi phí mà doanh nghiệp phải chịu khi dự trữ thành phẩm và nguyên liệu để phục vụ khách hàng nhanh chóng và tránh những gián đoạn trong sản xuất do thiếu nguyên vật liệu.
Cũng có thể hiểu theo cách đơn giản, chi phí của tồn kho là chi phí liên quan đến việc mua sắm, lưu trữ và quản lí hàng tồn kho. Nó bao gồm các chi phí như chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển và chi phí dự trữ hàng tồn kho.
Đặc điểm
Chi phí tồn kho được định nghĩa là tỷ lệ phần trăm của giá trị hàng tồn kho hàng năm. Chi phí này bao gồm chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao tổn hàng hóa trong kho và lãi suất trả cho số vốn bị trói chặt vào hàng tồn kho. Nếu muốn giảm các chi phí này, người quản lý buộc phải giữ hàng hóa tồn kho ở mức thấp.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải chịu chi phí đặt hàng và vận chuyển hàng hóa, chẳng hạn liên hệ với nhà cung cấp, thực hiện các giao dịch kế toán, vận chuyển, bốc dỡ và kiểm tra hàng hóa. Một số khoản trong các chi phí này không thay đổi, cho dù mức đặt hàng là bao nhiêu. Vì nhiều loại chi phí đặt hàng là chi phí cố định, cho nên để cắt giảm loại chi phí này, doanh nghiệp phải đặt hàng với khối lượng lớn cho một khoảng thời gian dài.
Biện pháp này đem lại cho doanh nghiệp lợi ích đó là được chiết khấu do mua hàng với khối lượng lớn. Nhưng nếu đặt hàng cho khoảng thời gian dài, mức tồn kho và chi phí sẽ cao. Vì vậy, các doanh nghiệp thường tìm cách cân đối giữa hai nhóm chi phí này để có mức chi phí tối thiểu cho hàng tồn kho.
Các loại chi phí tồn kho
Trong điều kiện nhất định, tồn kho quá cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư vào tồn kho, tồn kho thấp sẽ tốn kém chi phí trong việc đặt hàng, chuyển đổi lô sản xuất, bỏ lỡ có hội thu lợi nhuận.
Khi gia tăng tồn kho sẽ có hai khuynh hướng Chi phí tồn kho trái ngược nhau: một số chi phí này thì tăng, còn một số khoản chi phí khác thì giảm. Do đó cần phân tích kỹ lưỡng chi phí trước khi đến một phương thức hợp lý nhằm cực tiểu chi phí liên quan đến hàng tồn kho.
Các chi phí tăng lên khi tăng tồn kho.
Chi phí tồn trữ: Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như:
- Chi phí về vốn: đầu tư vào tồn kho phải được xét như tất cả cơ hội đầu tư ngắn hạn khác. Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho phải chấp nhận phí tổn cơ hội về vốn. Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho là tỷ suất sinh lợi của dự án đầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua. Sự gia tăng tồn kho làm tăng vốn cho tồn kho, và chấp nhận phí tổn cơ hội cao.
- Chi phí kho: bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho như chi phí kho bãi, tiền lương nhân viên quản lý kho, chi phí sử dụng các thiết bị phương tiện trong kho (giữ nóng, chống ẩm, làm lạnh,…)
- Thuế và bảo hiểm: chi phí chống lại các rủi ro gắn với quản lý hàng tồn kho, đơn vị có thể phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng. Tồn kho là một tài sản, nó có thể bị đánh thuế, do đó tồn kho tăng chi phí thuế sẽ tăng.
- Hao hụt, hư hỏng: tồn kho càng tăng, thời giản giải toả tồn kho dài, nguy cơ hư hỏng, hao hụt, mất mát hàng hoá càng lớn. Đây cũng là một khoản chi phí liên quan đến tất cả các tồn kho ở mức độ khác nhau.
Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi.
Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải toả sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp.
Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất.
Các chi phí giảm khi tồn kho tăng.
- Chi phí đặt hàng: Bao gồm những phí tổn trong việc tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, các hình thức đặt hàng. Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chi phí cho việc chuyển đổi qui trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp theo. Kích thước lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưng chúng ta đặt hàng ít lần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm sẽ thấp hơn.
- Chi phí thiếu hụt tồn kho: Mỗi khi chúng ta thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng, có thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút về doanh số bán hàng, và gây mất lòng tin đối với khách hàng. Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất có thể bao gồm những chi phí của sự phá vở qui trình sản xuất này và đôi khi dẫn đến mất doanh thu, mất lòng tin khách hàng. Để khắc phục tình trạng này, người ta phải có dự trữ bổ sung hay gọi là dự trữ an toàn.
- Chi phí mua hàng: Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển cũng giảm.
- Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn.
Tóm lại: Khi tồn kho tăng sẽ có các chi phí tăng lên và có các khoản chi phí khác giảm đi, mức tồn kho hợp lý sẽ làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho.
