Quy trình quản lý sản xuất là gì?

Quy trình quản lý sản xuất là một trong những hoạt động cốt lõi của mỗi doanh nghiệp. Đây là quá trình điều chỉnh và kiểm soát các hoạt động sản xuất nhằm đảm bảo sản phẩm được sản xuất ra đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, đồng thời giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Với vai trò quan trọng như vậy, quy trình quản lý sản xuất trở thành chủ đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Trong bối cảnh kinh tế ngày càng cạnh tranh, tối ưu hóa quy trình sản xuất là yếu tố cần thiết giúp doanh nghiệp vận hành, phát triển bền vững. Trong bài viết này, Andon Adsun sẽ giới thiệu đến bạn các khái niệm cơ bản về quy trình quản lý sản xuất và cách thức áp dụng chúng vào thực tiễn kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu để nâng cao hiệu quả sản xuất và đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.

Quy trình quản lý sản xuất là gì?

Quy trình quản lý sản xuất là trình tự các bước thực hiện kết hợp giữa máy móc và các làm việc thủ công theo từng công đoạn sản xuất để tạo ra những sản phẩm thiết thực phục vụ đời sống của con người theo kế hoạch đã lên. Đối với mỗi ngành/ lĩnh vực thì quy trình quản lý có đặc điểm và mức độ phức tạp riêng.

Quy trình quản lý sản xuất xoay quanh 06 yếu tố chính gồm con người, nguyên liệu, máy móc, tài chính, thị trường và phương pháp để đáp ứng các nhu cầu của thị trường hàng hóa.

Nó được coi là một trong những yếu tố chính của quản lý doanh nghiệp bao gồm quá trình ra quyết định liên quan đến chi phí sản xuất, chất lượng. Nó sử dụng nguyên tắc cơ bản của quản lý trong các hoạt động liên quan đến sản xuất.

Mục tiêu của quy trình quản lý sản xuất

Mục đích chính của quy trình quản lý sản xuất là sản xuất ra các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng, đúng số lượng, đúng chi phí và thời gian. Nâng cao hiệu quả của tổ chức bằng cách đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực sẵn có của sản xuất, là mục tiêu cuối cùng của quy trình quản lý sản xuất. Các mục tiêu chính trên được mô tả chi tiết như sau:

Sản xuất hàng hóa & dịch vụ “đúng chất lượng”

Chất lượng sản phẩm được quyết định theo yêu cầu của khách hàng. Bộ phận kỹ thuật hoặc thiết kế chuyển các yêu cầu của khách hàng thành các thông số kỹ thuật của sản phẩm. Các thông số kỹ thuật này được chuyển thành các mục tiêu mà bộ phận sản xuất có thể đo lường và đạt được. Chất lượng cuối cùng của sản phẩm được xác định và cần phải duy trì sự cân bằng hợp lý giữa chất lượng sản phẩm và chi phí sản xuất.

Sản xuất hàng hóa & dịch vụ với số lượng thích hợp

Một mục tiêu của quản lý sản xuất là đảm bảo rằng tổ chức đang sản xuất các sản phẩm và dịch vụ với số lượng phù hợp theo nhu cầu thị trường.

Ví dụ, trường hợp sản lượng sản xuất cao hơn nhu cầu thị trường sẽ dẫn đến hiện tượng tồn kho, có thể làm tắc nghẽn nguồn vốn. Ngược lại, nếu số lượng sản phẩm được sản xuất ra ít hơn nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ thì sẽ tạo ra sự thiếu hụt. Vì vậy, việc xác định số lượng phù hợp trong quy trình quản lý sản xuất là rất quan trọng.

Đảm bảo chi phí sản xuất tối thiểu

Chi phí sản xuất được xác định trước khi sản xuất bất kỳ sản phẩm nào. Việc sản xuất sản phẩm phải được thực hiện trong mức chi phí sản xuất đã được xác định trước. Giữ mức chênh lệch giữa chi phí tiêu chuẩn và chi phí sản xuất thực tế ở mức tối thiểu cũng là mục tiêu trọng tâm của quản lý sản xuất.

Sản xuất sản phẩm trong khung thời gian hoặc lịch trình nhất định

Một trong những thông số quan trọng để xác định hiệu quả của sản xuất là “giao hàng đúng hạn” theo lịch trình quy định. Tuy nhiên, do một số yếu tố như thiếu nhân lực, sự giao tiếp, thao tác giữa các cá nhân lao động không trôi chảy, chậm trễ trong việc cung cấp nguyên liệu, máy móc hỏng hóc,… tạo ra những ảnh hưởng xấu đến việc hoàn thành sản phẩm đúng thời hạn.

Quy trình quản lý sản xuất nhằm mục đích thiết kế lịch trình cho các hoạt động khác nhau liên quan đến sản xuất. Mục tiêu của nó cũng bao gồm giám sát các hoạt động này và để đảm bảo giải ngân tất cả các hoạt động hoặc nhiệm vụ theo lịch trình quy định.

Ngoài ra, trong trường hợp xảy ra những sự cố như máy móc hỏng hóc, thiếu hụt nhân sự, … tất cả các biện pháp khắc phục được liệt kê thêm sẽ được triển khai nhằm nhanh chóng khắc phục, đưa việc sản xuất trở về đúng tiến độ.

Để đạt được các mục tiêu chính trên, cần có các mục tiêu hỗ trợ của quản lý sản xuất để đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực đầu vào như nhân lực, vật liệu và máy móc. Các mục tiêu hỗ trợ này như được đề cập dưới đây:

• Đảm bảo thiết bị và chất lượng máy: Mục tiêu này bao gồm việc kiểm tra chất lượng và tiêu chuẩn của thiết bị và máy móc nhằm đảm bảo sản xuất các sản phẩm với độ chính xác cần thiết và theo các thông số kỹ thuật đã xác định trước. Điều này cũng bao gồm việc đảm bảo mức chi phí vận hành và mua sắm tối thiểu, sử dụng tối đa máy móc sau khi được mua và sử dụng cho sản xuất.
• Sự sẵn có của nguyên liệu thô khi được yêu cầu: Quản lý sản xuất xem xét sự sẵn có của nguyên vật liệu đúng thời hạn theo các thông số kỹ thuật như chất lượng, kích thước, hình dạng, màu sắc, .v.v. Nó đảm bảo rằng nguyên liệu được sử dụng ở mức tối đa với mức phế liệu hoặc lãng phí tối thiểu.
• Nhân lực đầy đủ và đúng: Mục đích của quản lý sản xuất cũng bao gồm việc cung cấp đầy đủ nhân lực vì đây được coi là đầu vào quan trọng trong quá trình sản xuất và sự thành công của đầu ra cũng phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nhân lực. Vì vậy, quản lý sản xuất đảm bảo sự cân đối, phù hợp giữa người lao động và công việc được giao cho họ.

Xem thêm: Downtime trong sản xuất là gì? Cách làm giảm downtime

Các bước quy trình quản lý sản xuất hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu thị trường và các yêu cầu về sản xuất:

Trước khi tham gia sản xuất, doanh nghiệp cần biết “số liệu dự báo” từ chính nhu cầu thị trường thông qua các dữ liệu được tổng hợp và phân tích từ các yếu tố như: mức độ cạnh tranh ra sao, tiềm lực công ty có đủ để cạnh tranh hay không, nhu cầu trong ngành cao hay thấp,….

Bên cạnh đó, các đơn vị cũng cần nắm các yêu cầu, các chứng chỉ, quy chuẩn hàng hóa trong ngành, tính toán một cách chính xác các “nhu cầu phát sinh” trong quá trình thực hiện. Điều này nhằm giúp các nhà máy tránh một số tình huống như hàng hóa lỗi/hỏng/không đạt chất lượng…

Bước 2: Tính toán, ước lượng, đo lường khả năng sản xuất của công ty:

Dựa theo yêu cầu kinh doanh đã được thiết lập ở khâu trước đó, cùng với kinh nghiệm thực tiễn sản xuất, người quản lý cần phải nắm rõ khả năng sản xuất của công ty một cách chi tiết và chính xác ở mức tối đa.

Theo đó, doanh nghiệp sẽ dự toán số lượng nguyên vật liệu sản xuất và tiên liệu nguồn nhân lực, máy móc sản xuất, nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng tốt nhất cho nhu cầu thị trường.

Bước 3: Lập kế hoạch, chỉ tiêu sản xuất cụ thể

Khâu này đóng vai trò quyết định khi toàn bộ nhà máy, doanh nghiệp sẽ phải vận hành theo kế hoạch, chỉ tiêu đã được lập. Nếu như làm tốt ở bước lập và vận hành theo kế hoạch, doanh nghiệp sẽ tăng hiệu quả sản xuất của mình cũng như tăng cao giá trị lợi nhuận.

Tại đây, doanh nghiệp cần chú trọng tới 2 vấn đề chính, bao gồm:

• Cân đối năng lực sản xuất của chính nhà máy: Theo đó, các đơn vị cần phải xác định năng lực sản xuất của các quy trình sản xuất trong nhà máy. Bên cạnh đó, các đơn vị cũng cần chú trọng tới việc cân bằng giữa nhu cầu khách hàng và năng lực sản xuất của nguồn lực;
• Thiết lập một kế hoạch mua Nguyên vật liệu chính xác và hiệu quả dựa trên nguyên vật liệu tiêu hao kỳ kế hoạch; dự toán lượng sản phẩm đã tiêu thụ và số lượng hàng tồn kho thực tế. Có như vậy mới đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục, trôi chảy nhưng cũng không được bỏ phí nguyên vật liệu.

Bước 4: Sắp xếp, phân công lịch sản xuất chi tiết

Đây là khâu mà người quản lý sản xuất vạch ra bản kế hoạch chi tiết về công tác triển khai sản xuất hàng hóa trên các dây chuyền sản xuất. Việc này giúp chuyên môn hóa thực thi các hoạt động, giảm thiểu tối đa “thời gian chết” hay các sự cố có thể xảy ra.

Bước 5: Thống kê, kiểm soát chất lượng sản phẩm

Ngay khi chỉ thỉ sản xuất được ban hành, người quản lý khu vực nhà máy cần phải kiểm tra, thống kê chi tiết các nội dung bao gồm: Lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm, phế phẩm, phế liệu, nguyên liệu đã sử dụng cũng như nhập lại nguyên liệu thừa, chuyển cho lệnh sản xuất khác. Các dữ liệu từ thống kê giúp mỗi doanh nghiệp có cái nhìn khách quan, chính xác, đầy đủ về tình hình diễn biến sản xuất.

Trong đó, bước kiểm tra chất lượng sản phẩm là cực kì quan trọng, có thể nói là khâu quan trọng nhất trong quá trình sản xuất sản phẩm, bởi sản phẩm là thứ quyết định tất cả công đoạn sản xuất, là thứ sẽ được vận chuyển đến tay khách hàng, quyết định danh tiếng và giá trị của công ty.