5 Whys là gì? Là một trong những phương pháp đơn giản nhưng cực kì hiệu quả, dùng để đào sâu để tìm ra cốt lõi vấn đề không những trong lĩnh vự sản xuất, kinh doanh,… mà còn ứng dụng dễ dàng trong các vấn đề trong cuộc sống hằng ngày.
Hãy cùng Andon Adsun khám phá phương pháp này cụ thể hơn trong bài viết dưới đây!
5 Whys là gì
5 Whys là một công cụ phân tích vấn đề trong quản lý chất lượng và cải tiến liên tục. Nó được sử dụng để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề bằng cách đặt câu hỏi “Tại sao” liên tục cho đến khi đạt được nguyên nhân cốt yếu. Phương pháp này được phát triển bởi Taiichi Ohno, một nhà quản lý của Toyota, và được áp dụng rộng rãi trong triết lý Kaizen và Quản lý Chất lượng Toàn diện.
Nguyên tắc của 5 Whys đơn giản: khi gặp một vấn đề, ta không chỉ dừng lại ở triệu chứng mà đặt câu hỏi “Tại sao” để tìm ra nguyên nhân sâu xa. Sau đó, tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao” với mỗi câu trả lời được đưa ra cho đến khi đạt được nguyên nhân gốc rễ. Thông qua việc lặp lại quá trình này, ta có thể tìm ra giải pháp hiệu quả và ngăn chặn sự tái diễn của vấn đề.
Ví dụ: Giả sử một doanh nghiệp gặp vấn đề làm sản phẩm bị lỗi. Ta có thể áp dụng 5 Whys như sau:
Vấn đề: Sản phẩm bị lỗi.
- Tại sao sản phẩm bị lỗi? (Lỗi lắp ráp không chính xác)
- Tại sao lắp ráp không chính xác? (Người làm không được đào tạo đầy đủ)
- Tại sao người làm không được đào tạo đầy đủ? (Chương trình đào tạo không tồn tại)
- Tại sao chương trình đào tạo không tồn tại? (Thiếu kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới)
- Tại sao lại thiếu kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới? (Quy trình quản lý nhân sự không đảm bảo đầy đủ)
Từ câu trả lời cuối cùng, ta nhận ra rằng nguyên nhân gốc rễ của sự cố là quy trình quản lý nhân sự không đảm bảo đầy đủ. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình rõ ràng và đầy đủ để đảm bảo việc đào tạo và quản lý nhân sự, bao gồm kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều có đủ kiến thức, kỹ năng và thông tin cần thiết để thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả.
Phương pháp 5 Whys giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì chỉ xử lý triệu chứng. Bằng cách tiếp cận từ gốc rễ, doanh nghiệp có thể loại bỏ nguyên nhân chính và ngăn chặn sự tái diễn của vấn đề. Đồng thời, nó cung cấp thông tin và dữ liệu quan trọng để đưa ra quyết định cải tiến và áp dụng các biện pháp phòng ngừa.
Tuy nhiên, để sử dụng 5 Whys hiệu quả, cần có sự đánh giá kỹ lưỡng và cẩn trọng. Đôi khi, việc đặt câu hỏi “Tại sao” có thể dẫn đến các câu trả lời chủ quan hoặc mơ hồ. Do đó, quan trọng là đảm bảo câu trả lời được dựa trên dữ liệu, sự phân tích kỹ lưỡng và quan sát thực tế.
Ngoài ra, phương pháp 5 Whys cũng có thể được kết hợp với các công cụ và phương pháp khác như sơ đồ tư duy (mind map), biểu đồ dòng quy trình (flowchart), hay sử dụng các phương pháp khảo sát và thu thập ý kiến từ nhân viên để có cái nhìn toàn diện về vấn đề và nguyên nhân. Kết hợp các công cụ này giúp làm rõ hơn nguyên nhân và tạo ra các giải pháp hiệu quả.
Xem thêm: Giải pháp hệ thống andon trong quy trình quản lý sản xuất
Nguồn gốc của phương pháp 5 Whys
Phương pháp 5 Whys được phát triển bởi Sakichi Toyoda, người sáng lập của Tập đoàn Toyota, và được áp dụng rộng rãi trong hệ thống quản lý chất lượng của Toyota từ những năm 1930. Tuy nhiên, phương pháp này đã được phổ biến rộng rãi trong cộng đồng sản xuất và quản lý sau khi Tập đoàn Toyota thành công áp dụng nó để cải tiến quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.
Sakichi Toyoda và con trai của ông là Kiichiro Toyoda, người đã tiếp quản và phát triển công ty thành Tập đoàn Toyota, đã áp dụng triết lý cải tiến liên tục trong quá trình sản xuất. Họ nhận ra rằng để giải quyết vấn đề và nâng cao chất lượng, cần xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì chỉ xử lý triệu chứng.
Phương pháp 5 Whys đã trở thành một phần quan trọng của triết lý Kaizen, một triết lý cải tiến liên tục trong quản lý và sản xuất. Kaizen chủ yếu tập trung vào việc tìm kiếm và loại bỏ lãng phí, nâng cao chất lượng và hiệu suất, và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
Từ khi được áp dụng thành công trong quy trình sản xuất của Toyota, phương pháp 5 Whys đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý chất lượng và cải tiến liên tục không chỉ trong ngành sản xuất mà còn cả trong các lĩnh vực khác và phương pháp khác để tăng tính hiệu quả của phương pháp 5 Whys.
Ví dụ về cách thực hiện phương pháp 5 Whys trong sản xuất
Sau đây là một ví dụ về phân tích “5 Whys”:
Câu hỏi 1: Tại sao khách hàng của chúng ta không hài lòng?
Trả lời: Bởi vì chúng ta đã không cung cấp dịch vụ đúng thời hạn và số lượng như chúng ta hứa.
Câu hỏi 2: Tại sao chúng ta không thể đáp ứng được số lượng, thời hạn hay tiến độ giao hàng?
Trả lời: Vì chúng ta đã chủ quan, nghĩ khâu sản xuất không tốn nhiều thời gian như vậy.
Câu hỏi 3: Tại sao ta mất nhiều thời gian hơn dự kiến?
Trả lời: Bởi vì trong quá trình sản xuất xảy ra nhiều vấn đề như máy móc bị hư, nhân viên không đủ người làm.
Câu hỏi 4: Tại sao các vấn đề trong khâu sản xuất đó lại phát sinh?
Trả lời: Bởi vì chúng ta chưa có sự chuẩn bị tốt, vội vã đưa ra thời gian hoàn thành công việc, trong khi chưa liệt kê, đề phòng các vấn đề có thề xảy ra giai đoạn cụ thể để hoàn thành dự án.
Câu hỏi 5: Tại sao chúng ta không làm vậy?
Trả lời: Bởi vì chúng ta chủ quan, không nắm rõ năng lực sản xuất của chính công ty mình, không có dữ liệu sản xuất, không có phòng bị cách giải quyết downtime trong sản xuất hay có quy trình quản lý sản xuất rõ ràng cho chính công ty từ trước.
Ngoài là công cụ dùng để truy xuất vấn đề từ trong quá khứ, 5 Whys có thể được dùng theo phương pháp Post-mortems để từ các kết quả/hậu quả mặc định xảy ra trong tương lai, ta truy xuất ngược lại để tìm các câu trả lời/giải pháp cụ thể cho các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình tiến hành ở hiện tại.
Ví dụ: Bạn được phân công việc phải tạo ra sản phẩm đáp ứng được Tiêu chuẩn trong vòng 3 tháng tới.
Bạn hãy tưởng tượng bản thân trong 3 tháng tới đã không tạo ra được sản phẩm đạt chỉ tiêu. Từ đó, dùng các câu hỏi 5 tại sao truy xuất ngược lại hiện tại, tìm ra các phương hướng, giải pháp cụ thể để tránh gặp phải các sự cố và kết quả không mong muốn có thể xảy ra trong tương lai.
Xem thêm: Ứng dụng hệ thống andon trong quy trình quản lý doanh nghiệp
Những lưu ý để vận dụng phương thức 5 Whys hiệu quả
5 Whys là công cụ hiểu quả để đào sâu vấn đề nhằm tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Đây là công cụ rất dễ hiểu nhưng cách sử dụng sao cho hiệu quả và chính xác không hề dễ, đòi hỏi phải chuyên tâm tập trung, tránh để “cái tôi” hay cảm xúc xen vào trong quá trình thực hiện.
- Để áp dụng một cách hiệu quả, bạn chắc chắn phải liên tục thực hành và áp dụng nó thường xuyên.
- Hãy Sử dụng giấy hoặc bảng, take note trên laptop hoặc smartphone rèn luyện thói quen ghi chú để thấy rõ vấn đề và ghi nhớ rõ hơn, thay vì chỉ nói miệng hay chỉ suy nghĩ nhẩm trong đầu.
- Kiên nhẫn, nhẫn nại tìm ra từng ngọn nguồn vấn đề, tuyệt đối đừng tỏ ra “biết tuốt” mà không đào sâu suy nghĩ
- Trong quá trình thực hiện 5 Whys, bạn hãy đảm bảo các câu trả lời mang tính chính xác, có tính logic chặt chẽ, xác đáng nhất, tránh các câu trả lời mang tính “bàn ra”, tránh né vấn đề, hoặc các câu trả lời chỉ mang tính cảm tính, mơ hồ, qua loa.
- Tuyệt đối không dùng phương pháp 5 Whys để chỉ trích, thóa mạ một cá nhân hay tổ chức nào. Chỉ dùng 5 Whys nhằm mục đính mang tính xây dựng, cải tiến, đưa ra giải pháp giúp cuộc sống và công việc ngày một tốt hơn.
- Không nhất thiết phải tuyệt đốt đặt đúng 5 câu hỏi Tại sao, bạn có thể dừng lại ở 3 câu hỏi Tại sao nếu đã tìm ra câu trả lời chính xác, cụ thể, hoặc có thể tiếp tục đặt ra 6, 7 câu hỏi Tại sao trở lên nếu các câu trả lời vẫn chưa thỏa đáng, chưa giải quyết được triệt để vấn đề.
Như vậy, phương pháp 5 Whys là một trong những công cụ hiệu quả và dễ sử dụng trong việc ra gốc rễ của mọi vấn đề. Và việc áp dụng phương pháp này cũng rất đơn giản trong các cuộc họp. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả thì câu trả lời càng rõ ràng càng tốt, ngược lại chúng ta có thể áp dụng những phương pháp khác vào sử dụng.
(Tài liệu tham khảo: 6 Sigma – Nội dung cơ bản và hướng dẫn áp dụng, NXB Hồng Đức; Businessdictionary)
Hiện Andon Adsun là đơn vị chuyên cung cấp sản phẩm hệ thống andon hỗ trợ quản lý, vận hành quản lý sản xuất doanh nghiệp theo thời gian thực. Nếu quý khách hàng có nhu cầu cần trải nghiệm, hay tìm hiểu về hệ thống andon này như thế nào có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo thông tin bên dưới:
THÔNG TIN LIÊN HỆ
⭐𝐕𝐏 𝐂𝐡í𝐧𝐡: 340/16 Lê Văn Quới, KP 11, P. Bình Hưng Hòa A, Q. Bình Tân, Tp.HCM
⭐𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐁ắ𝐜: G4-TT10 Đường Foresa 8, KĐT Xuân Phương, P. Xuân Phương, Q .Nam Từ Liêm, HN
⭐𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐓𝐫𝐮𝐧𝐠: 102 Đường Kinh Dương Vương, P.Hòa Minh, Q.Liên Chiểu, TP.Đà Nẵng.
⭐𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐓â𝐲: D2-27, KDC 586, Đường Lê Văn Tưởng, Phường Phú Thứ, Quận Cái Răng, Tp. Cần Thơ.
📩️ andonadsun@gmail.com
☎ 090.125.8778
