Sơ Đồ Chuỗi Giá Trị – Value Stream Mapping là gì trong hệ thống sản xuất tinh gọn LEAN? Nói một cách đơn giản Sơ Đồ Chuỗi Giá Trị – Value Stream (VSM) là một hệ thống các phương pháp và công cụ nhằm giảm thiểu lãng phí, giảm thiểu thời gian không gia tăng giá trị, từ đó giảm thiểu thời gian sản xuất. Cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây!
Value Stream Mapping là gì?
Value Stream Mapping (VSM) là một công cụ quản lý và phân tích quy trình sản xuất hoặc quy trình kinh doanh, nhằm hiểu và cải thiện toàn bộ quá trình từ nguyên liệu đầu vào cho đến khách hàng cuối cùng. Nó được sử dụng để xác định và đánh giá các hoạt động không cần thiết, lãng phí và các rào cản trong quá trình làm việc.
Value Stream Mapping cung cấp một hình ảnh tổng quan về quy trình hiện tại, bao gồm các bước công việc, thời gian xử lý, thông lượng, hàng tồn kho và các thông tin khác. Nó cho phép nhóm làm việc xác định các hoạt động không tạo giá trị và tìm cách loại bỏ chúng hoặc tối ưu hóa quy trình.
Nguồn gốc của Value Stream Mapping
Value Stream Mapping (VSM) có nguồn gốc từ Toyota Production System (TPS), một hệ thống sản xuất và quản lý được phát triển bởi Toyota vào những năm 1950. TPS là một phương pháp quản lý sản xuất tiên tiến và thành công của Toyota, giúp họ đạt được sự linh hoạt, hiệu quả và chất lượng cao trong hoạt động sản xuất.
Trong quá trình phát triển TPS, Toyota đã tạo ra một khái niệm quan trọng được gọi là “giá trị” (value). Giá trị trong TPS được định nghĩa là những hoạt động và quá trình mà khách hàng thực sự đang trả tiền và muốn trả tiền. Những hoạt động khác không tạo giá trị được coi là lãng phí và cần được loại bỏ hoặc tối ưu hóa.
Value Stream Mapping được phát triển như một công cụ để xác định và phân tích toàn bộ chuỗi giá trị (value stream), tức là quy trình hoạt động từ nhà cung cấp đến khách hàng. VSM cho phép Toyota và các công ty khác nhìn nhận và hiểu rõ quá trình làm việc hiện tại, tìm ra các hoạt động không tạo giá trị và các cơ hội để tối ưu hóa quy trình.
Từ đó, Value Stream Mapping đã trở thành một công cụ phổ biến trong hệ thống quản lý Lean Manufacturing, nơi nó được sử dụng để xác định lãng phí, tìm kiếm cải tiến và tối ưu hóa quy trình sản xuất. VSM cũng đã mở rộng ra các lĩnh vực khác như dịch vụ và quản lý quy trình kinh doanh, nơi nó có thể được áp dụng để tối ưu hóa toàn bộ chuỗi giá trị từ nguồn cung cấp đến khách hàng.
Ưu điểm của việc lập sơ đồ chuỗi giá trị?
Lập Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping – VSM) mang lại nhiều ưu điểm vượt trội trong việc quản lý và cải tiến quy trình sản xuất hoặc quy trình kinh doanh. Dưới đây là một số ưu điểm quan trọng của VSM:
- Hiểu rõ quy trình làm việc hiện tại: VSM giúp nhóm làm việc có cái nhìn tổng quan và chi tiết về toàn bộ quy trình làm việc hiện tại. Điều này giúp họ hiểu rõ các bước công việc, thông lượng, thời gian xử lý, hàng tồn kho và các thông tin khác liên quan đến quy trình.
- Phát hiện và loại bỏ lãng phí: VSM giúp nhận biết các hoạt động không tạo giá trị (lãng phí) trong quy trình làm việc. Nhờ đó, nhóm có thể tìm cách loại bỏ hoặc giảm thiểu các hoạt động này, từ đó cải thiện năng suất và tăng hiệu quả của quy trình.
- Tìm kiếm cơ hội cải tiến: VSM cung cấp một cái nhìn tổng quan về quy trình và giúp nhóm tìm ra cơ hội cải tiến tiềm năng. Bằng cách xác định và ưu tiên các cải tiến, nhóm có thể tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu thời gian xử lý, tăng năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Tăng sự minh bạch và giao tiếp: VSM là một công cụ trực quan và đồ họa, giúp truyền tải thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu. Nó tạo ra một ngôn ngữ chung cho tất cả các thành viên trong nhóm làm việc và giúp tăng cường giao tiếp và hiểu rõ mục tiêu cải tiến.
- Định hướng chiến lược: VSM không chỉ tập trung vào quy trình hiện tại mà còn giúp xác định mục tiêu và hướng đi chiến lược. Bằng cách tạo ra sơ đồ chuỗi giá trị mục tiêu, nhóm có thể thiết lập mục tiêu và phát triển kế hoạch để đạt được quy trình tối ưu và tạo ra giá trị cho khách hàng.
Value Stream Mapping được ứng dụng ở những lĩnh vực nào?
Phương pháp VSM được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau:
- Trong sản xuất, VSM loại bỏ lãng phí quá trình sản xuất bằng cách phân tích từng bước xử lý nguyên liệu và dòng thông tin
- Trong chuỗi cung ứng và hậu cần, VSM giải quyết sự chậm trễ, lãng phí và gây tốn kém tại các công đoạn khác nhau của chuỗi cung ứng để tạo ra sản phẩm, dịch vụ
- Trong lĩnh vực y tế, sơ đồ chuỗi giá trị VSM giúp cải thiện quy trình điều trị, giảm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả điều trị
- Trong lĩnh vực hành chính, việc áp dụng VSM giúp giảm bớt các thủ tục rườm rà, không cần thiết và rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục
Các bước đơn giản để lập nên Sơ đồ chuỗi giá trị VSM
Lập bản đồ chuỗi giá trị – VSM sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn những hoạt động trong sản xuất, kinh doanh. Qua đó hỗ trợ cho sự phát triển của doanh nghiệp. Sau dây là 5 bước đơn giản trong quy trình thành lập VSM.
Bước 1. Xác định chuỗi giá trị
Đây là bước đầu tiên, cũng là bước cực kỳ quan trọng – bạn chọn quá trình của một sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp cần cải tiến. Mấu chốt là phải xác định được điểm bắt đầu và điểm kết thúc của nó để có thể vẽ ra sơ đồ hoàn chỉnh. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất, từ đó bạn có thể nhìn thấy được những yếu tố không cần thiết mà thay đổi hoặc loại trừ.
Bước 2. Vẽ sơ đồ chuỗi giá trị
Sau khi xác định được phạm vi của sản phẩm thì chúng ta sẽ xem xét quá trình làm việc hiện tại như thế nào và lập sơ đồ dòng chảy hiện tại.
Để vẽ được sơ đồ, bạn hãy thành lập một nhóm VSM gồm các thành viên của các phòng ban khác cùng tham gia từ quá trình sản xuất đến kinh doanh. Trong đó bao gồm người cố vấn, quản lý cấp cao của các nhóm hoạch định chuỗi giá trị. Tiếp theo, bạn cần xác định công đoạn chính của quá trình sản xuất ở thời điểm đó và sắp xếp theo thứ tự nguyên vật liệu đầu vào đến sản phẩm cuối cùng và ngược lại. Đội ngũ cùng viết lại nhiệm vụ, thời gian, chi phí thực hiện của mỗi nhiệm vụ đó càng nhiều càng tốt.
Bước 3. Đánh giá hiện trạng
Trong bước này, các nhà hoạch định cần phải phân tích chi tiết mỗi hoạt động trong quy trình thông qua số liệu cụ thể để đánh giá chi tiết độ hiệu quả và có lợi đối với khách hàng hay không? Một số câu hỏi cần phải được giải quyết như:
- Tại mỗi điểm trong sơ đồ, hãy đặt câu hỏi: “Hoạt động này có làm tăng thêm giá trị không”?
- Xác định các điểm bao gồm: Có và Không có giá trị gia tăng.
- Xác định những điểm không có giá trị gia tăng nhưng cần thiết
Bước 4. Xây dựng Value Stream Mapping tương lai
Ở bước đánh giá hiện trạng của quá trình, bạn đã có một cái nhìn tổng quan để loại bỏ những lãng phí và sai sót không cần thiết của quá trình. Tiếp theo bạn cần đặt ra những câu hỏi để xây dựng chuỗi giá trị trong tương lai:
- Đối thủ cạnh tranh sẽ làm gì để tinh giản nhất?
- Nếu bạn bắt đầu kinh doanh ngay ngày hôm nay, với số vốn không giới hạn, bạn sẽ làm như thế nào?
- Tìm kiếm các hoạt động tương tự nhau và xem liệu có cách nào để nhóm chúng lại với nhau không?
- Xác định điểm nghẽn trong quy trình?
- Tìm cách đơn giản hóa các thao tác phức tạp;
Bước 5. Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch để hướng tới Value Stream mong muốn
Sau khi xác định được mọi vấn đề cần phải khắc phục của quá trình thì đến bước này tiến hành lập kế hoạch và triển khai Value Stream Mapping trong tương lai. Các mẹo dưới đây sẽ giúp bạn:
- Các công ty tiến hành triển khai VSM tương lai. Có thể chia nhỏ sơ đồ thành các phần và phân công cho các nhóm phụ trách, công việc phải được hoàn thành theo đúng yêu cầu và thời gian quy định
- Áp dụng các công cụ hiện đại như: 5S, Just In Time, Kaizen để quá trình thực hiện đạt hiệu quả cao
- Đưa ra cơ chế kiểm tra và theo dõi các bước, đảm bảo không để xảy ra sai sót
- Thực hiện đánh giá quy trình và hệ thống định kỳ, thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết
Bước 6. Đánh giá hiệu quả tinh gọn
Đây là bước để đánh giá liệu phương pháp Value Stream Mapping mà công ty xác định lần này có phù hợp hay không. Các tiêu chí mà doanh nghiệp có thể lựa chọn để đánh giá bao gồm:
- Bản đồ VSM có truyền đạt được các mục tiêu kinh doanh mong muốn hay chưa?
- Đã có sự kết nối của các thành viên cũng như giữa công ty và khách hàng trong VSM không?
- Các hoạt động tinh gọn có hiệu quả và là một phần văn hóa trong doanh nghiệp không?
Việc sử dụng phương pháp Value Stream Mapping là công cụ trực quan giúp các nhà hoạch định có thể nhìn rõ tổng quan quá trình sản phẩm từ khi bắt đầu đến khi tới tay khách hàng. Từ đó có thể giúp cải thiện quy trình hiệu quả hơn trong tương lai nhằm loại bỏ lãng phí không đáng có trong quá trình.
