Sau thành công rực rỡ của công ty TOYOTA nhờ TPS (Toyota Production System), các học giả người Mỹ, những người đã từng làm việc lâu năm trong các công ty của hãng Toyota dùng nó làm cở sở để viết nên triết lý “Sản xuất Lean” hay “Sản xuất tinh gọn” cho tất cả các ngành kinh doanh khác.
“Sản xuất tinh gọn” (Lean Manufacturing) là tổ hợp các phương pháp, hiện đang được áp dụng ngày càng rộng rãi trên khắp thế giới, nhằm loại bỏ lãng phí và những bất hợp lý trong quá trình sản xuất, để có chi phí thấp hơn và tính cạnh tranh cao hơn đối thủ của người sản xuất”.
Bài viết này Andon Adsun sẽ trình bày cho doanh nghiệp các bước để triển khai hệ thống LEAN một cách phù hợp và hiệu quả nhất cho cơ sở của mình.
Các bước triển khai hệ thống LEAN cho doanh nghiệp
Giai đoạn chuẩn bị
Trước khi triển khai dự án Lean, lãnh đạo và cán bộ chủ chốt của doanh nghiệp cần được trang bị kiến thức triển khai cơ bản về Lean, cách thức để có được nhận thức và sự đồng thuận khi triển khai dự án thông qua các hội thảo, khóa đào tạo.
Xây dựng kế hoạch triển khai dự án Lean và thống nhất cách thức thực hiện tại doanh nghiệp: Áp dụng Lean trong doanh nghiệp là một lộ trình dài nhiều năm, cần chia làm nhiều giai đoạn, ở giai đoạn ban đầu, để đảm bảo thành công doanh nghiệp thường bắt đầu áp dụng Lean thí điểm ở quy mô vừa/nhỏ.
Giai đoạn áp dụng thí điểm kéo dài khoảng 10-12 tháng, sau đó đánh giá và điều chỉnh trước khi áp dụng ở quy mô lớn hơn.
Giai đoạn khảo sát hiện trạng
Khảo sát hiện trạng hoạt động sản xuất kinh doanh thường được thực hiện ngay sau khi đào tạo, do nhóm chuyên gia tiến hành thực hiện thông qua các buổi hội thảo nội bộ với nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý chủ chốt.
Phân tích và lựa chọn dự án cải tiến
Để xác định, lựa chọn các dự án cải tiến cần ưu tiên, doanh 40 nghiệp có thể sử dụng sơ đồ chuỗi giá trị (VSM) hoặc biểu đồ SIPOC (phân tích Nhà cung cấp, Đầu vào, Quá trình, Đầu ra và Khách hàng) để hiểu quá trình hiện tại và xác định khu vực ưu tiên.
Mục đích của việc lập chuỗi giá trị là giúp doanh nghiệp hiểu hiện trạng doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào, vấn đề “nút thắt” nằm ở đâu để tập trung cải tiến – kaizen.
Thực tế từ các doanh nghiệp áp dụng thành công Lean cho thấy sơ đồ chuỗi giá trị có thể nhận diện và loại bỏ khoảng 50% quá trình không có giá trị, rút ngắn thời gian chu kỳ 30%, giảm biến động quá trình từ 30% đến 5% và cải tiến chất lượng sản phẩm.
Vì vậy, doanh nghiệp thực hiện Lean nên bắt đầu với sơ đồ dòng giá trị (Value Mapping Stream). Sau đó, Xác định vấn đề “nút thắt” (Bottleneck) và Thực hiện cải tiến (Kaizen).
Triển khai các dự án cải tiến
Khi đã xác định được các “nút thắt” ở bước trên, các bước triển khai dự án cải tiến theo trình tự DMAIC sau đây:
1) Giai đoạn xác định vấn đề (D)
Đây là giai đoạn khởi đầu của quá trình cải tiến, xác định mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đạt được thông qua dự án cải tiến.
Tại giai đoạn bắt đầu áp dụng Lean thì nhóm dự án có thể ưu tiên lựa chọn các vấn đề cần thiết nhưng ở phạm vi quy mô vừa phải, khả thi để đảm bảo thành công và rút kinh nghiệm khi triển khai ở quy mô rộng, vấn đề phức tạp nên giải quyết trong giai đoạn sau.
2) Giai đoạn đo lường và thu thập dữ liệu (M)
Là giai đoạn đánh giá trên cơ sở lượng hóa năng lực hoạt động của quá trình. Trên cơ sở thu thập và phân tích các dữ liệu hoạt động chúng ta sẽ đánh giá được năng lực của công ty và trong toàn bộ dây chuyền sản xuất năng lực của từng khâu như thế nào?
Tại quá trình đo lường này chúng ta cần nhận dạng và tính toán các giá trị trung bình của chỉ tiêu chất lượng, các biến động có thể tác động vào quá trình hoạt động.
3) Giai đoạn phân tích và xác định các giải pháp cải tiến (A)
Là bước đánh giá các nguyên nhân chủ yếu tác động vào quá trình, tìm ra các khu vực trọng yếu để cải tiến. Tại bước này phân tích các biến động của quá trình và xác định nguyên nhân gốc rễ (Root cause analysis), mức độ tác động của nó đến quá trình.
Đồng thời, cần những giải pháp loại trừ biến động chủ yếu ảnh hưởng tới quá trình và khu vực cần cải tiến.
4) Giai đoạn áp dụng các giải pháp cải tiến (I)
Là bước thiết kế và triển khai giải pháp cải tiến đã xác định giai đoạn phân tích nhằm loại trừ các bất hợp lý, các biến động tại những khu vực trọng yếu đã được xác định ở giai đoạn phân tích.
Trong bước này, nếu cần thiết cần tiến hành một số thực kiểm để đánh giá kết quả cải tiến đạt được mục tiêu cải tiến đã đặt ra ở giai đoạn I. Các công cụ cải tiến cơ bản thường được sử dụng trong giai đoạn này bao gồm:
- Sơ đồ qui trình (Process Mapping) – Công cụ này giúp thể hiện quá trình mới sau khi đã thực hiện việc cải tiến;
- Chuẩn hoá quy trình (Standard Work);
- Quản lý trực quan (Visual Management), 5S;
- Kaizen/cải tiến liên tục tại nơi làm việc;
- Cân bằng sản xuất;
- Chuyển đổi nhanh (Quick change over);
- Phòng chống sai lỗi – Poka Yoke…
Khi đề xuất giải pháp cải tiến cần trao đổi với lãnh đạo, các bên liên quan, hỏi ý kiến chuyên gia, trao đổi nội bộ nhóm dự án và khuyến khích mọi người cùng tham gia đóng góp, ghi nhận mọi ý kiến.
5) Giai đoạn kiểm soát và duy trì (C)
Phương pháp kiểm soát quá trình được xem là công cụ để nắm bắt được thực tế trên cơ sở các dữ liệu thu thập. Việc sử dụng các công cụ kiểm soát quá trình giúp chúng ta cải tiến quy trình hoạt động và chất lượng của sản phẩm.
Các công cụ kiểm soát cơ bản áp dụng trong giai đoạn này gồm:
- Phòng chống sai lỗi (Poka-Yoke)
- Phân tích tác động và hình thức sai lỗi (FMEA);
- Biểu đồ kiểm soát (Control chart);
- Quản lý trực quan (Visual Management);
- Tiêu chuẩn hóa
Các công cụ kiểm soát quá trình không chỉ dùng để kiểm soát quá trình tạo ra sản phẩm hiện tại mà còn giúp chúng ta biết được xu hướng của quá trình đó.
Sau khi áp dụng các giải pháp cải tiến đã xác định trong giai đoạn trên thì câu hỏi đặt ra đối với nhóm cải tiến là làm sao có thể duy trì ổn định quá trình sau cải tiến và đặc biệt là khi áp dụng rộng rãi các giải pháp cải tiến trên toàn hệ thống.
Đánh giá và tổng kết dự án triển khai hệ thống Lean
Khi các dự án cải tiến Lean đã hoàn thành bước kiểm soát, nhóm dự án cần tiến hành đánh giá kết quả thực hiện dự án so với mục tiêu đã xác định ở giai đoạn đầu của dự án. Kết quả áp dụng dự án Lean thông thường được chia làm 2 dạng kết quả: lợi ích tài chính và lợi ích phi tài chính.
- Đối với lợi ích tài chính thường được đánh giá bằng phương pháp định lượng so sánh trước và sau khi áp dụng giải pháp trong một khoảng thời gian nhất định.
- Đối với lợi ích phi tài chính thường đánh giá bằng phương pháp định tính như điều tra/phỏng vấn người thực hiện/khách hàng và các bên liên quan chịu ảnh hưởng và tác động khi triển khai dự án Lean.
Về thời gian, kết quả dự án có thể đánh giá trong ngắn hạn (ta thường gọi đây là các kết quả ban đầu khi triển khai các giải pháp Lean) và trong dài hạn (thông thường sau 1-2 năm triển khai đầy đủ các giải pháp Lean đã được xác định).
Đối với các dự án Lean thử nghiệm, nhóm dự án chủ yếu đánh giá và so sánh các kết quả trong ngắn hạn.
Nhóm thực hiện dự án cần thu thập dữ liệu và đánh giá kết quả trước và sau áp dụng dự án Lean. Biểu diễn trực quan so sánh kết quả bằng biểu đồ, bảng biểu, dữ liệu và hình ảnh (nếu thích hợp), đồng thời tính toán và chuyển đổi sang các kết quả đạt được bằng tiền tiết kiệm được (nếu có thể).
Đánh giá phản hồi của các bên liên quan chịu tác động của dự án, có thể là đánh giá của lãnh đạo, khách hàng, nhà cung cấp, các phòng ban liên quan hoặc nhân viên. Trưởng nhóm và các thành viên cũng cần rút ra các bài học và chia sẻ kinh nghiệm triển khai dự án trong toàn công ty thông qua buổi tổng kết/hội thảo nội bộ.
Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin cụ thề về Các Bước Triển Khai Hệ Thống Lean Cho Doanh Nghiệp.
