Sơ đồ SIPOC là gì? Mục đích của sơ đồ? Cách Lập Ra Sơ Đồ Sipoc Hiệu Quả? Bài viết hôm nay, Andon Adsun sẽ cung cấp thông tin giúp mọi người giải đáp những thắc mắc trên, cùng theo dõi bạn nhé!
SIPOC là gì?
Sơ đồ SIPOC hay còn được gọi là sơ đồ COPIS trong tiếng Anh được gọi là SIPOC Diagram. Sơ đồ SIPOC là một trong kĩ thuật hữu ích nhất và thường được sử dụng để quản lí và cải tiến quá trình, giúp cho việc nhận biết luồng công việc một cách nhanh chóng.
Công cụ này được ra đời vào những năm 1980 và là một công cụ được sử dụng trong mô hình Six Sigma, Lean manufacturing, quản lí tác vụ doanh nghiệp.
Tên gọi của sơ đồ này được hình thành từ năm yếu tố của sơ đồ:
- Suppliers: được hiểu là Nhà cung cấp: Trong bất kỳ công việc nào đều có các yếu tố đầu vào, chẳng hạn hoạt động sản xuất thì đầu vào là việc cung cấp các nguyên vật liệu, nhiên liệu. Hoạt động bán hàng đầu vào là quá trình cung cấp hàng hóa, vận chuyển. Do đó nhà quản trị phải xác định nhà cung cấp đầu vào trong quy trình quản lý mình định xây dựng là những bộ phận nào. Những nhà cung cấp này sẽ cung cấp thông tin, nguyên vật liệu, thành phẩm,… cho việc thực hiện quy trình.
- Input: được hiểu là những yếu tố nguyên liệu đầu vào giúp người quản lý thực hiện được quy trình.
- Process: được hiểu là Quá trình, nghĩa là tuần tự các bước được thực hiện nhằm đạt mục tiêu quản lý, nó bao gồm cả việc mô tả công việc thực hiện, và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện quy trình.
- Output: được hiểu là những kết quả thu được sau khi triển khai quy trình.
- Customers: nghĩa là Khách hàng của quá trình, đây là những người được hưởng thành quả của toàn bộ quy trình trên. Do đó cần coi các bộ phận thụ hưởng như những khách hàng của quy trình để nâng cao trách nhiệm trong việc cung cấp.
Ví dụ sơ đồ SIPOC
Sửa chữa xe ô tô:
| Nhà cung cấp | Đầu vào | Quá trình | Đầu ra | Khách hàng |
|---|---|---|---|---|
| – Chủ phương tiện – Đại diện dịch vụ khách hàng – Quản lí xưởng – Nhà cung cấp phụ tùng |
– Yêu cầu sửa chữa – Chiếc xe cần sửa – Sự cho phép tiến hành theo các khuyến nghị – Các bộ phận của xe được phê duyệt sửa chữa – Các đánh giá ban đầu |
– Lịch bảo dưỡng – Đánh giá thực trạng – Công việc chuẩn bị – Các bộ phận thay thế – Tiến hành sửa chữa – Xác nhận dịch vụ đã hoàn thành |
– Các khuyến nghị sửa chữa và ước tính chi phí – Trình tự công việc – Các linh kiện được thay thế – Phiếu xác nhận dịch vụ – Phương tiện đã được sửa chữa |
Chủ phương tiện / Đại diện của khách hàng |
Tại sao cần dùng sơ đồ SIPOC cho doanh nghiệp?
Phương pháp mô hình SIPOC làm rõ các yếu tố nào ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi và các bên tham gia. Bằng cách lập bản đồ này, một công ty có thể tìm ra mọi thứ cần được xử lý để các quy trình của họ chạy trơn tru.
Đây là một bước quan trọng trong quá trình hướng tới sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng dành cho khách hàng. Đầu ra này phải đáp ứng và thậm chí vượt qua các yêu cầu của khách hàng. Khách hàng không cần thiết là một bên ngoài, họ cũng có thể từ bên trong tổ chức. Điều này có nghĩa là quan hệ nhà cung cấp / khách hàng cũng có thể tồn tại trong một công ty.
Mục đích của việc sử dụng
– Xác định chính xác, rõ ràng ranh giới của dự án. Bởi SIPOC thường đưa ra cái nhìn tổng quan về phạm vi áp dụng và cấu trúc trong hệ thống rất phức tạp.
– Nhận diện Customer (khách hàng) và Supplier (nhà cung cấp).
– Lựa chọn được thành viên thích hợp cho dự án.
– Nhận biết Input (đầu vào) và Output (đầu ra) của hệ thống.
– Đánh dấu các nhược điểm (hạn chế) hay những vấn đề tiềm ẩn của hệ thống.
– Giúp bạn trả lời những câu hỏi thông dụng như:
+ Điểm kết thúc cũng như bắt đầu của hệ thống là gì?
+ Bước quan trọng nhất là bước nào?
+ Dữ liệu chính đầu ra và đầu vào của hệ thống là gì?
+ Nhóm khách hàng chính nào mà hệ thống hướng tới?
+ Nhà cung cấp chính của hệ thống là ai?
Phương pháp xây dựng
Để xây dựng SIPOC tốt nhất đó chính là tập hợp những thành viên ở trong nhóm lại. Đây cũng chính là một cách nhanh chóng, dễ dàng để tăng được tính cộng tác của team.
Cả nhóm và bạn sẽ rất hạnh phúc cho tới khi biết kết quả cuối cùng. Mặt khác, bạn cần đảm bảo hầu hết thành viên phải hiểu quy trình mới hoàn thành tốt tốt được sơ đồ trong khoảng 1 tới 2 giờ.
Trước hết, bạn hãy vẽ quy trình vào tờ giấy trắng khổ to hay tấm bảng lớn dán trên tường. Đồng thời, bạn hãy sử dụng giấy note hiệu Post – it để ghi các thông tin lên đó. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ khác như Excel, Visio, PowerPoint, Minitab….
Sơ đồ SIPOC là công cụ đơn giản nhưng hiệu quả giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình và cải tiến toàn diện. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để nâng cao hiệu suất và đáp ứng tốt hơn kỳ vọng khách hàng.
