SIPOC là gì? Khi nào dùng tới SIPOC? Cách Lập Ra Sơ Đồ Sipoc Hiệu Quả? Bài viết hôm nay, Andon Adsun sẽ cung cấp thông tin giúp mọi người giải đáp những thắc mắc trên, cùng theo dõi bạn nhé!
SIPOC là gì?
Sơ đồ SIPOC hay còn được gọi là sơ đồ COPIS trong tiếng Anh được gọi là SIPOC Diagram.
Sơ đồ SIPOC là một trong kĩ thuật hữu ích nhất và thường được sử dụng để quản lí và cải tiến quá trình, giúp cho việc nhận biết luồng công việc một cách nhanh chóng.
Công cụ này được ra đời vào những năm 1980 và là một công cụ được sử dụng trong hệ thống Six Sigma, Lean manufacturing, quản lí tác vụ doanh nghiệp.
Tên gọi của sơ đồ này được hình thành từ năm yếu tố của sơ đồ:
- Suppliers: được hiểu là Nhà cung cấp: Trong bất kỳ công việc nào đều có các yếu tố đầu vào, chẳng hạn hoạt động sản xuất thì đầu vào là việc cung cấp các nguyên vật liệu, nhiên liệu. Hoạt động bán hàng đầu vào là quá trình cung cấp hàng hóa, vận chuyển. Do đó nhà quản trị phải xác định nhà cung cấp đầu vào trong quy trình quản lý mình định xây dựng là những bộ phận nào. Những nhà cung cấp này sẽ cung cấp thông tin, nguyên vật liệu, thành phẩm,… cho việc thực hiện quy trình.
- Input: được hiểu là những yếu tố nguyên liệu đầu vào giúp người quản lý thực hiện được quy trình.
- Process: được hiểu là Quá trình, nghĩa là tuần tự các bước được thực hiện nhằm đạt mục tiêu quản lý, nó bao gồm cả việc mô tả công việc thực hiện, và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện quy trình.
- Output: được hiểu là những kết quả thu được sau khi triển khai quy trình.
- Customers: nghĩa là Khách hàng của quá trình, đây là những người được hưởng thành quả của toàn bộ quy trình trên. Do đó cần coi các bộ phận thụ hưởng như những khách hàng của quy trình để nâng cao trách nhiệm trong việc cung cấp.
Ví dụ sơ đồ SIPOC
| SIPOC: Sửa chữa xe ô tô | ||||
| Nhà cung cấp | Đầu vào | Quá trình | Đầu ra | Khách hàng |
| – Chủ phương tiện– Đại diện dịch vụ khách hàng
– Quản lí xưởng – Nhà cung cấp phụ tùng |
– Yêu cầu sửa chữa– Chiếc xe cần sửa
– Sự cho phép tiến hành theo các khuyến nghị – Các bộ phận của xe được phê duyệt sửa chữa – Các đánh giá ban đầu |
– Lịch bảo dưỡng– Đánh giá thực trạng
– Công việc chuẩn bị – Các bộ phận thay thế – Tiến hành sửa chữa – Xác nhận dịch vụ đã hoàn thành |
– Các khuyến nghị sửa chữa và ước tính chi phí– Trình tự công việc
– Các linh kiện được thay thế – Phiếu xác nhận dịch vụ – Phương tiện đã được sửa chữa |
Chủ phương tiệnĐại diện của khách hàng |
Tại sao cần dùng sơ đồ SIPOC cho doanh nghiệp?
Phương pháp mô hình SIPOC làm rõ các yếu tố nào ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi và các bên tham gia. Bằng cách lập bản đồ này, một công ty có thể tìm ra mọi thứ cần được xử lý để các quy trình của họ chạy trơn tru.
Nhà cung cấp cung cấp đầu vào dưới dạng nguyên liệu thô và các nguyên liệu khác, bán thành phẩm, kiến thức và chuyên môn phù hợp với nhu cầu của công ty.
Đây là một bước quan trọng trong quá trình hướng tới sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng dành cho khách hàng. Đầu ra này phải đáp ứng và thậm chí vượt qua các yêu cầu của khách hàng. Khách hàng không cần thiết là một bên ngoài, họ cũng có thể từ bên trong tổ chức. Điều này có nghĩa là quan hệ nhà cung cấp / khách hàng cũng có thể tồn tại trong một công ty.
Phương pháp sử dụng mô hình SIPOC mô tả ai cung cấp những gì cho quy trình sản xuất, chính xác những gì đang được cung cấp bởi cụ thể từng người và kết quả cuối cùng là gì. Sản phẩm cuối cùng cũng sẽ trở nên rõ ràng. Dưới đây, các khía cạnh khác nhau của mô hình SIPOC được giải thích với một ví dụ thực tế.
Khi nào dùng tới sơ đồ SIPOC?
Muốn phát huy tốt vai trò của mình, SIPOC được dùng trong bước Define (Xác định) của DMAIC. Thế nhưng, trong trường hợp có nhu cầu hiểu rõ hơn sự khác biệt giữa nhiều quy trình hay một quy trình SIPOC vẫn được sử dụng bình thường
Mục đích của việc sử dụng sơ đồ SIPOC
– Xác định chính xác, rõ ràng ranh giới của dự án. Bởi SIPOC thường đưa ra cái nhìn tổng quan về phạm vi áp dụng và cấu trúc trong hệ thống rất phức tạp.
– Nhận diện Customer (khách hàng) và Supplier (nhà cung cấp).
– Lựa chọn được thành viên thích hợp cho dự án.
– Nhận biết Input (đầu vào) và Output (đầu ra) của hệ thống.
– Đánh dấu các nhược điểm (hạn chế) hay những vấn đề tiềm ẩn của hệ thống.
– Giúp bạn trả lời những câu hỏi thông dụng như:
+ Điểm kết thúc cũng như bắt đầu của hệ thống là gì?
+ Bước quan trọng nhất là bước nào?
+ Dữ liệu chính đầu ra và đầu vào của hệ thống là gì?
+ Nhóm khách hàng chính nào mà hệ thống hướng tới?
+ Nhà cung cấp chính của hệ thống là ai?
Phương pháp xây dựng sơ đồ SIPOC
Để xây dựng SIPOC tốt nhất đó chính là tập hợp những thành viên ở trong nhóm lại. Đây cũng chính là một cách nhanh chóng, dễ dàng để tăng được tính cộng tác của team.
Cả nhóm và bạn sẽ rất hạnh phúc cho tới khi biết kết quả cuối cùng. Mặt khác, bạn cần đảm bảo hầu hết thành viên phải hiểu quy trình mới hoàn thành tốt tốt được sơ đồ trong khoảng 1 tới 2 giờ.
Trước hết, bạn hãy vẽ quy trình vào tờ giấy trắng khổ to hay tấm bảng lớn dán trên tường. Đồng thời, bạn hãy sử dụng giấy note hiệu Post – it để ghi các thông tin lên đó. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ khác như Excel, Visio, PowerPoint, Minitab….
Sau đây là 5 bước để xây dựng sơ đồ SIPOC:
- Thành lập nhóm độc lập để viết quy trình.
- Đặt tên cho quy trình và đưa ra các yêu cầu đầu vào.
- Người thực hiện dựa vào các yêu cầu đầu vào sẽ xây dựng các nguồn lực vào, các quy trình để thực hiện, các kết quả đầu ra. Đầu vào là những yếu tố giúp cho quy trình có thể thực hiện được, đầu vào là những gì mà quy trình tạo ra cho khách hàng. Quy trình là trình tự các công việc cần thực hiện.
- Khách hàng là những người nhận kết quả đầu ra.
- Cả nhóm sẽ cùng thống nhất mục tiêu, giới hạn của quá trình, điểm bắt đầu, điểm kết thúc, những trường hợp nào thì áp dụng quá trình, trường hợp nào không áp dụng quá trình.
- Sử dụng mẫu SIPOC để viết quy trình.
- Triển khai thực hiện và cải tiến liên tục.
Điều quan trọng là tạo quy trình SIPOC cho dự án, mọi người tham gia đều có cơ hội đóng góp cho quy trình. Bên cạnh quan điểm riêng, họ cũng có thể quyết định vai trò của mình trong quá trình này.
Một mô hình SIPOC tạo ra sự hiểu biết lẫn nhau và một ý tưởng chung về quy trình, dẫn đến sự chủ động, tích cực hơn. Một mô hình SIPOC cung cấp cho mọi người cái nhìn rõ ràng về lý do quá trình được bắt đầu. Điều này ngăn ngừa sự nhầm lẫn trong giai đoạn sau của quá trình.
Nó cũng làm rõ ai là người tham gia vào quá trình và mỗi người cần chuẩn bị những thứ cần thiết gì.
Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin cụ thề về Sơ Đồ SIPOC Là Gì – Cách Lập Ra Sơ Đồ SIPOC Hiệu Quả.
