Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ giúp phân tích và xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và sự cố trong hệ thống và quá trình của bạn, thì Root Cause Analysis (RCA) chính là giải pháp hoàn hảo cho bạn. RCA là một công cụ phân tích chuyên sâu được sử dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đồng thời đưa ra các giải pháp hiệu quả để khắc phục nó.
Nếu bạn đang muốn tăng cường hiệu quả và tối ưu hóa các quy trình trong doanh nghiệp của mình, thì Root Cause Analysis chính là công cụ bạn cần. Trong bài viết này, Andon Adsun sẽ nói rõ hơn về RCA để bạn có thể hiểu hơn về cách sử dụng công cụ này và cách nó có thể giúp tăng cường hiệu quả công việc của bạn như thế nào nhé!
Root Cause Analysis là gì?
Root Cause Analysis – Phân tích nguyên nhân gốc (RCA) là một thuật ngữ toàn diện bao gồm một tập hợp các phương pháp giải quyết vấn đề được sử dụng để xác định nguyên nhân thực sự của vấn đề không tuân thủ quy trình hoặc chất lượng. Phân tích nguyên nhân gốc là quá trình xác định, hiểu và giải quyết vấn đề.
Quay lại câu chuyện diệt cỏ là phải diệt tận gốc, không thì nó lại mọc lên, sinh sôi nảy nở. Để vấn đề không lặp lại lần nữa, thì cần phải triệt tiêu được nguyên nhân gốc rễ của nó.
Vì nếu chỉ tập trung loại bỏ triệu chứng, tình hình có thể trở nên tồi tệ hơn nữa bởi vấn đề thì vẫn ở đó nhưng không còn dấu hiệu để nhận biết hay quản lý nó nữa.
Còn nếu chỉ loại bỏ nguyên nhân cấp 1 hoặc cấp cao hơn thì cũng chỉ tạm thời giảm bớt vấn đề. Nguyên nhân gốc rễ còn đó, nó lại tiềm ẩn cho sự xuất hiện trở lại (thậm chí là thể hiện ở dạng một vấn đề khác)
Nguyên nhân gốc rễ cũng được mô tả là nguyên nhân cơ bản hoặc cơ bản của sự không phù hợp, khiếm khuyết hoặc lỗi. Hơn nữa, thuật ngữ gốc rễ của mối quan hệ cũng có thể được gọi là điểm chính xác trong chuỗi nguyên nhân trong đó áp dụng một hành động khắc phục hoặc can thiệp sẽ ngăn chặn lỗi xảy ra trong tương lai.
Như vậy , Phân tích nguyên nhân gốc (RCA) trong sản xuất là quá trình xác định các yếu tố gây ra lỗi hoặc sai lệch chất lượng trong sản phẩm được sản xuất. Thuật ngữ gốc rễ của mối quan hệ trong sản xuất, đề cập đến lý do cơ bản nhất khiến chất lượng của dây chuyền sản xuất giảm hoặc giảm hiệu quả thiết bị tổng thể (OEE) của một tài sản.
Nguyên tắc khi áp dụng Root Cause Analysis
Đối với bất kỳ giải pháp nào, trước khi áp dụng bạn cần nắm rõ các nguyên tắc cụ thể. Việc này giúp nâng cao chất lượng phân tích, tăng độ uy tín và minh bạch trong quá trình giao dịch với khách hàng.
Nguyên tắc cốt lõi của Root Cause bao gồm:
- Tập trung cho việc điều chỉnh và cải thiện các nguyên nhân gốc rễ
- Không bỏ qua tầm quan trọng của việc điều chỉnh các nguyên nhân trong thời gian ngắn
- Một vấn đề thường có nhiều nguyên nhân gốc rễ
- Nên tập trung vào cách khắc phục và nguyên nhân nảy sinh vấn đề chứ không phải người chịu trách nhiệm
- Cần có bằng chứng và phương pháp cụ thể trong quá trình truy vết nguyên nhân
- Cung cấp thông tin chi tiết để chuẩn bị tốt công tác khắc phục, cải thiện vấn đề
- Nhận định nguyên nhân gốc rễ có thể được ngăn chặn hoàn toàn trong tương lai hay không.
Phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ Root Cause Analysis
Tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root cause analysis – RCA) đòi hỏi một chuỗi các bước. Cụ thể và dễ hiểu là thông qua 6 bước:
Bước 1: Xác định vấn đề
Để có khung nhìn vấn đề phù hợp với người tham gia cuộc họp, hãy hỏi những câu hỏi theo phương pháp 5W1H sau: • Vấn đề là gì? Chuyện đó xảy ra khi nào? Nó đã xảy ra ở đâu? Tại sao nó lại xảy ra? Ai tạo ra vấn đề đó? Vấn đề có tác động thế nào với tổ chức?
Bước 2: Xác định những yếu tố nhân quả có thể xảy ra
Trong giai đoạn này, việc quan trọng cần làm là xác định các yếu tố mang tính “nhân – quả”. Đối với giải pháp RCA, bạn cần xác định càng nhiều yếu tố càng tốt. Vì điều này giúp bạn truy vết nguyên nhân gốc rễ hiệu quả hơn. Quá trình xác định nhân quả có thể dựa trên ba câu hỏi sau:
- Sự kiện nào dẫn đến các vấn đề?
- Điều kiện nào thúc đẩy sự cố xảy ra?
- Có những vấn đề nào khác xuất hiện xung quanh các vấn đề trung tâm?
Tiếp theo, bạn cần sử dụng một số công cụ và kỹ thuật phân tích như: 5 Whys, Sơ đồ xương cá 4M, chế độ lỗi và phân tích hiệu ứng (FMEA), biểu đồ Pareto,…
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phương pháp 5 Whys, đặt 5 câu hỏi tại sao để nhận biết sâu hơn về vấn đề.
Bước 3: Tìm hiểu các nguyên nhân gốc rễ
Ở bước này, bạn có thể sử dụng những công cụ và kỹ thuật để xác định nguyên nhân gốc rễ (tương tự ở bước 3). Thông qua các công cụ và kỹ thuật, bạn có thể đào sâu hơn ở từng cấp độ của nguyên nhân và kết quả. Sau đó, bạn chỉ cần trả lời chi tiết hai câu hỏi sau:
- Vì sao lại tồn tại yếu tố nhân quả?
- Lý do thực sự gây phát sinh vấn đề là gì?
Bước 4: Đưa ra các giải pháp
Sau khi xác định được những yếu tố nhân quả và nguyên nhân gốc rễ, điều bạn cần làm bây giờ là đề xuất các giải pháp để khắc phục, cải thiện vấn đề. Với bước này, bạn có thể phát hiện trước những “lỗ hổng” tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.
Bạn có thể sử dụng công cụ FMEA (chế độ lỗi và phân tích hiệu ứng) trong giai đoạn cuối cùng. Nếu áp dụng công cụ này vào hệ thống và quy trình của mình ngay từ đầu, bạn sẽ giảm khả năng gặp sự cố khi phân tích nguyên nhân gốc rễ trong tương lai.
Đào sâu vào nguồn gốc, căn nguyên của vấn đề là “điều kiện cần và đủ” để bạn hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh hoặc các hoạt động sản xuất của mình. Root Cause giống như việc bạn “nhổ cỏ tận gốc” để thu lại những kết quả tuyệt vời trong tương lai.
Bước 5: Báo cáo
Ghi lại tất cả các giải pháp trong báo cáo RCA, gửi cho người tham gia để hoàn thành chỉnh sửa thêm, kiểm tra nội dung.
Sau khi sửa chữa, gửi cho người quản lý của RCA với yêu cầu ra quyết định về các hành động sẽ được thực hiện và theo dõi kết quả để đánh giá, đưa ra phương hướng chính xác theo thực tế.
Bước 6: Thực hiện và giám sát
Cuối cùng, sau khi đề xuất các giải pháp, cần thực hiện các biện pháp và giám sát kết quả để đảm bảo giải pháp đã được triển khai đúng cách và đạt được hiệu quả như mong đợi. Nếu cần thiết, cần điều chỉnh và hoàn thiện giải pháp để đạt được hiệu quả cao nhất.
Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin cụ thề về Root Cause Analysis Là Gì – Kỹ Thuật Phân Tích Nguyên Nhân Gốc Rễ.
