Quy trình 5S là một phương pháp quản lý sản xuất và tinh gọn hóa được áp dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp. Với nguồn gốc từ Nhật Bản, 5S đại diện cho năm bước tiến hành: Sắp xếp (Sort), Sắp xếp ngăn nắp (Set in Order), Sạch sẽ (Shine), Sạch sẽ qua thời gian (Standardize), và Tự giám sát (Sustain).
Qua việc áp dụng quy trình 5S, các tổ chức có thể tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, giảm lãng phí và nâng cao năng suất. Trên cơ sở tạo sự tổ chức, sạch sẽ và quản lý khoa học, 5S đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất làm việc, giảm thiểu thời gian chờ đợi và ngừng hoạt động không mong muốn. Hãy cùng khám phá sâu hơn về quy trình 5S và tầm quan trọng của nó trong quản lý sản xuất và tinh gọn hóa.
Khái niệm quy trình 5S là gì?
Quy trình 5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc có nguồn gốc từ Nhật Bản, với 5 chữ “S” xuất phát từ tên viết tắt của 5 từ phiên âm trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).
- Sàng lọc: Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.
- Sắp xếp: Tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
- Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).
- Săn sóc: Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
- Sẵn sàng: Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S
5S thiên hướng áp dụng cho lĩnh vực kĩ thuật – sản xuất, được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản. Sau đó xuất hiện ở bảng tiêu chuẩn 5S của hãng Honda, sử dụng trong y tế và dần dần được phổ biến sang nhiều nước khác.
Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật (Vyniko). Hiện nay, rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam áp dụng 5S vì có nhiều lợi ích từ 5S như: chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt, tạo hình ảnh tốt cho công ty.
Một ví dụ điển hình của áp dụng hiệu quả 5S ở Việt Nam là công ty CNC VINA. Tại một số cơ quan công sở của Việt Nam áp dụng 5S vào quy trình quản lý sản xuất và làm việc, ví dụ như Sở Ngoại vụ TP. Đà Nẵng.
Trong tiếng Anh, 5S phiện dịch thành “SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT”, “SELF-DISCIPLINE” được một số nơi phát triển lên thành 6S.
S thứ 6 trong tiếng Anh là Safety (An toàn), nhưng bản thân nếu làm đúng 5S kể trên là đã gồm an toàn cho nhân viên rồi. Tuy nhiên, ở một số công ty Nhật, 5S lại được rút gọn lại thành 3S (lấy 3S đầu tiên) do mọi người đều sẵn sàng làm 3S và luôn luôn ý thức, kỷ luật tốt.
Ý nghĩa của quy trình 5S trong sản xuất
Mục đích ban đầu của việc phát triển quy trình 5S là đảm bảo sức khỏe cho nhân viên khi môi trường công xưởng sản xuất được thông thoáng, sạch sẽ, nâng cao tinh thần làm việc và giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng, trôi chảy.
Khi môi trường công xưởng sản xuất đã được thực hiện đầy đủ quy trình 5S thì sẽ nâng cao hiệu suất và năng suất lao động, đảm bảo các các yếu tố tạo nên hiệu quả sản xuất là PQCDSM được đáp ứng hoàn toàn.
Cụ thể các yếu tố PQCDSM mà quy trình 5S sẽ đáp ứng được trong sản xuất là:
- Nâng cao năng suất sản xuất, kí hiệu là: P – Productivity
- Nâng cao Chất lượng, kí hiệu là: Q – Quality
- Giảm chi phí, kí hiệu là: C – Cost
- Giao hàng đúng hạn, kí hiệu là: D – Delivery
- Đảm bảo an toàn, kí hiệu là: S – Safety
- Nâng cao tinh thần, kí hiệu là: M – Morale
Một case study thực tiễn về quy trình 5S là Công ty sản xuất gỗ và phân phối vật liệu xây dựng Boise Cascade ở Mỹ, đã giảm chi phí lượng phụ tùng lưu trữ trong kho đến 300.000 USD khi áp dụng 5S, cũng như giảm tỉ lệ sự cố trong sản xuất 1,5%, giảm thời gian tiềm kiếm nguyên vật liệu và tài liệu xuống 20%,…
Hướng dẫn áp dụng quy trình 5S hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất
Quy trình 5S thường được các công ty sản xuất và dịch vụ Nhật Bản xem như là một “rituals” – nghi thức mà các nhân viên đều phải thực hiện trước khi bắt đầu vào giờ làm việc.
Vì thế, thông thường các nhân viên phải vào sớm trước giờ làm việc có thể từ 15 phút đến 1 tiếng để thực hiện đầy đủ các quy trình này.
Để tạo ra quy trình 5S cho các nhân viên thực hiện hiệu quả, các chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý hay nhân viên cấp cao có thể thực hiện các bước sau đây:
- Tuyên truyền, đào tạo nhân viên nắm rõ quy trình 5S và ý nghĩa của chúng.
- Dán băng rôn, bảng hiệu đề rõ 5 quy trình ở nơi làm việc của nhân viên.
- Thành lập đội ngũ, hoặc phân công cá nhân kiểm tra quy trình 5S tại nơi làm việc của các nhân viên đã được thực hiện đầy đủ chưa.
- Đề cao tính tự giác, chủ động, tinh thần đoàn kết nhắc nhở lẫn nhau giữa các đội ngủ nhân viên với nhau.
- Đánh giá định kỳ, thường xuyên để có những kết quả tốt nhất.
Có thể thấy, 5S là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để thiết lập kỷ luật tại môi trường làm việc. Mặc dù ban đầu, doanh nghiệp phải đầu tư một khoản chi phí đáng kể, nhưng khi quy trình 5S trở thành thói quen, việc thực hiện 5 bước cơ bản sẽ mang lại nhiều lợi ích. Công việc sẽ diễn ra suôn sẻ, năng suất lao động sẽ được nâng cao và rủi ro sẽ được giảm thiểu một cách đáng kể. Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong tương lai.
Hiện Andon Adsun là đơn vị chuyên cung cấp sản phẩm hệ thống andon hỗ trợ quản lý, vận hành quản lý sản xuất doanh nghiệp theo thời gian thực. Nếu quý khách hàng có nhu cầu cần trải nghiệm, hay tìm hiểu về hệ thống andon này như thế nào có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo thông tin bên dưới:
THÔNG TIN LIÊN HỆ
⭐𝐕𝐏 𝐂𝐡í𝐧𝐡: 340/16 Lê Văn Quới, KP 11, P. Bình Hưng Hòa A, Q. Bình Tân, Tp.HCM
⭐𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐁ắ𝐜: G4-TT10 Đường Foresa 8, KĐT Xuân Phương, P. Xuân Phương, Q .Nam Từ Liêm, HN
⭐𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐓𝐫𝐮𝐧𝐠: 102 Đường Kinh Dương Vương, P.Hòa Minh, Q.Liên Chiểu, TP.Đà Nẵng.
⭐𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐓â𝐲: D2-27, KDC 586, Đường Lê Văn Tưởng, Phường Phú Thứ, Quận Cái Răng, Tp. Cần Thơ.
📩️ andonadsun@gmail.com
☎ 090.125.8778
