Đối với ngành sản xuất, việc phải nắm vững sơ đồ quy trình – process mapping là gì? Cách Lập Ra Process Mapping Như Thế Nào chính là khung sườn, yếu tố cốt lõi của việc xây dựng chất lượng ISO 9001 cho sản phẩm và công việc quản lý, giúp việc Phân tích lỗ hỏng/ Gap Analysis nhanh và chính xác hơn và để xây dựng kế hoạch hành động, viết quy trình và quản lý luôn sự thay đổi.
Process Mapping Là Gì
Sơ đồ quy trình – tiếng Anh là Process Mapping hay còn gọi là Process diagram, Process Flowchart là hình thức thể hiện toàn bộ các hoạt động cần thực hiện của một quá trình sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ thông qua các kí hiệu, các sơ đồ khối.
Bản đồ quy trình thường xác định quy trình mới, ghi chép chi tiết hoặc cải thiện quy trình hiện tại. Với phần mềm lập sơ đồ quy trình, bất cứ ai cũng có thể tạo một bản trình bày trực quan của dự án.
Ý nghĩa của Process Mapping
Sơ đồ quá trình được sử dụng để:
- Nhận biết, phân tích quá trình hoạt động, thông qua đó phát hiện những hạn chế, nguồn gốc tiềm tàng của những trục trặc, các hoạt động thừa không cần thiết và những hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng để loại bỏ chúng
- Tiến hành các hoạt động cải tiến và hoàn thiện nhằm giảm những lãng phí về thời gian và tài chính.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Sơ đồ quá trình là một công cụ đơn giản nhưng rất tiện lợi trong việc theo dõi tiến trình từng công việc trong mọi quá trình của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ quá trình giúp cho những người thực hiện hiểu rõ quá trình, biết được vị trí của mình trong quá trình và xác định được những hoạt động cụ thể cần sửa đổi, cải tiến để hoàn thiện, thiết kế lại quá trình.
Lợi ích của việc lập sơ đồ quy trình Process Mapping
Cho dù bạn làm việc trong môi trường công nghiệp, văn phòng, kho chứa hay cơ sở chăm sóc sức khỏe, thì lập sơ đồ quy trình đều có thể giúp nhóm bạn hiểu rõ hơn cách mọi thứ hoạt động và vị trí thích hợp của họ trong quy trình. Các lợi ích này sẽ giúp mọi người cảm thấy gắn kết hơn với công việc của mình và được coi trọng.
Khả năng quan sát và tìm hiểu trực quan quy trình từ đầu đến cuối giúp bạn nhanh chóng nhận thấy cơ hội cải thiện hiệu suất. Ngoài ra, biểu đồ dòng có thể giúp bạn:
- Cung cấp tài liệu quy trình
- Hiển thị dự án trực quan từ đầu đến cuối
- Chia sẻ thông tin chi tiết theo cách trực quan giúp ban lãnh đạo có thể nhanh chóng nắm rõ
- Nêu bật những điều chưa rõ như độ phức tạp và phần dư thừa
- Chia nhỏ các quy trình thành các bước bằng các biểu tượng dễ hiểu
- Cho thấy cách các thành viên nhóm liên kết với nhau, có thể giúp thúc đẩy nhiều tương tác ý nghĩa hơn
- Cung cấp cho nhóm bạn một khung tham chiếu
- Nêu bật các vấn đề tiềm ẩn và giải pháp
- Giúp bạn (và nhóm bạn) đưa ra các quyết định sáng suốt
- Tạo thư viện biểu đồ dòng mà bạn có thể sử dụng, tái sử dụng và dùng cho mục đích khác khi có các dự án mới
- Đặt và trả lời nhiều câu hỏi có tính chiến lược hơn
- Mang đến các sản phẩm và dịch vụ ưu việt hơn cho khách hàng
- Cung cấp kiểm toán và tuân thủ tài liệu
- Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
Và nếu bạn nghĩ rằng lập sơ đồ quy trình chỉ thích hợp với doanh nghiệp sản xuất giao phẩm hữu hình, thì hãy nghĩ lại nhé.
Vào năm 2018, Viện Y tế Quốc gia và Thư viện Y học Quốc gia Hoa Kỳ đã đăng một bài viết về tầm quan trọng của lập sơ đồ quy trình trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. Theo báo cáo này, lập sơ đồ quy trình mang lại lợi ích cho các chuyên gia chăm sóc sức khỏe bằng cách giúp họ:
- Có được sự hiểu biết chung
- Xác định các cơ hội cải thiện
- Tương tác với các bên liên quan của dự án
- Xác định các mục tiêu của dự án
- Theo dõi quy trình dự án
- Học hỏi
- Cảm thông hơn
- Có phương pháp hoạch định đơn giản
Vì vậy, bất kể loại doanh nghiệp bạn quản lý là gì, dù đó là phát triển phần mềm hay chăm sóc sức khỏe, dự án xây dựng hay tiếp thị, thì lập sơ đồ quy trình cũng có thể giúp bạn làm việc thông minh hơn và luôn đúng hướng. Hơn nữa, lập sơ đồ quy trình có thể giúp nhóm hợp tác cùng nhau với một tầm nhìn chung, giúp mọi người phát huy hết khả năng của họ cho công ty và khách hàng của bạn.
Cách lập sơ đồ quy trình Process Mapping như thế nào
Sơ đồ quá trình được xây dựng với các kí hiệu, sơ đồ khối dễ nhận ra. Thông thường, Sơ đồ quá trình tổng quát được biểu diễn như sau:
Đơn giản như hình 1 bao gồm:
- Hình viên thuốc con nhộng cho bước “Bắt đầu/Kết Thúc”
- Hình chứ nhật là các bước công việc hoặc hoạt động tiếp theo
- Hình theo là bước ra quyết định Yes/No hoắc Option 1/Option 2 thường công đoạn xem xét review
Hãy cùng xem 2 cách lập sơ đồ quy trình sau đây để bạn có thể quyết định phương pháp thích hợp với dự án của mình.
Dòng tiến trình
Sơ đồ dòng tiến trình cho thấy các mối liên hệ giữa các thành phần quan trọng của dự án hoặc ngành. Điều này có thể giúp bạn thiết lập các tiêu chuẩn và quy trình cũng như dùng làm hướng dẫn cho các nhiệm vụ, đồng thời giúp đảm bảo các nhóm của bạn thực hiện theo các bước trong quy trình làm việc theo thứ tự đã định.
Các sơ đồ dòng quy trình ghi chép chi tiết một quy trình, cải thiện quy trình hoặc tạo mô hình quy trình mới. Khi các sơ đồ dòng tiến trình được tạo bằng phần mềm lập sơ đồ quy trình, các sơ đồ này có thể chứa biểu tượng có thể nhấp để mở rộng và cung cấp thông tin chi tiết bổ sung trong từng giai đoạn của quy trình. Vì vậy, trước khi bạn thiết lập sơ đồ dòng công việc hoặc quy trình công việc, bạn cần vạch ra quy trình tổng thể trong sơ đồ dòng.
Quy trình kinh doanh
Lập sơ đồ quy trình kinh doanh đi vào chi tiết của quy trình. Sơ đồ biểu thị, từ đầu đến cuối, hoạt động cần diễn ra để đi đến được cuối quy trình. Quy trình bao gồm người cần tham gia, việc họ cần làm, thời điểm cần thực hiện việc đó và cách hoàn thành các nhiệm vụ của họ. Điều này cung cấp cho thành viên nhóm lý do, cơ sở để tin tưởng và thông tin chi tiết về các mục tiêu lớn hơn. Sơ đồ cũng cho thấy vai trò của họ, lý do họ cần tham gia quy trình và cách nhóm của bạn sẽ hợp tác để hoàn thành dự án.
Tương tự như tất cả các sơ đồ lập sơ đồ quy trình, lập sơ đồ quy trình kinh doanh sử dụng các biểu tượng để biểu thị các điểm chạm trong suốt quá trình và những biểu tượng này có thể mở rộng thông tin chi tiết bổ sung.
Lập sơ đồ quy trình kinh doanh tốn thời gian nhưng mang lại kết quả xứng đáng. Bằng cách cung cấp cho mọi người trong nhóm tầm nhìn, quy trình và nhiệm vụ hay chỉ giúp họ hiểu rõ hơn về cách mọi thứ hoạt động, bạn có thể thiết lập các ranh giới rõ ràng, vạch ra các vai trò và trách nhiệm cũng như giúp mọi người hiểu được việc cần làm và thời điểm thực hiện.
Yêu cầu khi thiết lập sơ đồ quá trình Process Mapping
Trong quá trình thiết lập sơ đồ quá trình cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Những người có liên quan trực tiếp đến quá trình phải trực tiếp tham gia xây dựng sơ đồ quá trình.
- Huy động tất cả mọi người có liên quan tham gia vào quá trình thiết lập, xây dựng sơ đồ quá trình.
- Dữ liệu và thông tin phải trình bày rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu, dễ nhận biết.
- Trong khi xây dựng sơ đồ quá trình đặt ra càng nhiều câu hỏi liên quan đến đầu vào, đầu ra và trình tự các bước càng tốt.
- Đảm bảo đủ thời gian cho việc thiết lập sơ đồ.
Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin cụ thề về Các Bước Triển Khai Hệ Thống Lean Cho Doanh Nghiệp.
