Một trong những yếu tố quan trọng giúp tối ưu lợi nhuận kinh doanh chính là giảm thiểu thời gian sản xuất hay Lead time xuống mức thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và đúng số lượng sản phẩm theo nhu cầu của người tiêu dùng. Vậy Lead time là gì ? Những yếu tố nào ảnh hưởng đến Lead time và vai trò của nó trong kinh doanh là gì? Biện pháp nào hiệu quả để cải thiện Lead time cho sản xuất? Hãy cùng Andon Adsun theo dõi trong bài viết sau nhé.
Lead time là gì?
Lead time còn được gọi với cái tên đầy đủ hơn Production Lead Time, nghĩa là thời gian sản xuất. Thuật ngữ này dùng để chỉ khoảng thời gian trôi qua kể từ khi bắt đầu một quy trình sản xuất cho đến khi kết thúc. Trong đó, tất cả các giai đoạn đều phải được đảm bảo rằng không được vượt quá thời gian khách hàng yêu cầu. Theo đó, có thể hiểu nôm na, Lead time chính là thông số dùng để đo khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đối với khách hàng.
Nhờ có Lead time, các công ty, chuỗi cung ứng hàng hóa sẽ biết được giai đoạn nào đang thiếu hiệu quả. Từ đó, họ sẽ có kế hoạch, hướng xử lý sao cho hợp lý để nâng cao tiến trình công việc. Việc rút ngắn được thời gian sản xuất Lead time sẽ giúp bạn cải thiện được năng suất tốt hơn.
Đồng thời, đây cũng là cách làm mang lại sản lượng và doanh thu cao cho doanh nghiệp. Ngược lại, nếu Lead time quá dài, chúng sẽ có nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình bán hàng và sản xuất.
Lead Time và Cycle Time có gì khác nhau?
Cycle time cũng là thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp. Song, chúng có những điểm khác biệt riêng mà bạn cần biết để không nhầm lẫn. Nếu Lead time chỉ thời gian sản xuất, thì Cycle time lại thu nhỏ hơn, chỉ chu kỳ sản xuất bên trong công ty.
Cụ thể, Lead time là khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp. Ngược lại, Cycle time là thông số chỉ dùng để đo năng lực làm việc, phát triển của doanh nghiệp đó. Có nghĩa là, Cycle time mô tả cụ thể khoảng thời gian để 2 sản phẩm hoàn thành liên tiếp với nhau.
Thế nhưng, Cycle time và Lead time có mối quan hệ tỉ lệ thuận với nhau. Chỉ khi cả 2 được cải thiện thật tốt thì khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng về sản lượng sản phẩm mới được nâng cao hơn.
Những ví dụ về thời gian sản xuất dễ hiểu nhất
Để dễ hiểu hơn về khái niệm Lead time là gì, mời bạn cùng tham khảo ví dụ cụ thể sau đây:
Có một khách hàng đến đặt hàng công ty bạn sản xuất 15.000 áo phông để chuẩn bị cho một lễ hội lớn. Họ đặt yêu cầu tổng cộng là 5 ngày phải hoàn thành nhằm đáp ứng kịp thời gian chuẩn bị lễ hội. Khi này, bạn cần phải lên kế hoạch vừa là khâu thiết kế, vừa là may, in, kiểm chứng và sửa chữa nếu cần chỉ trong 5 ngày làm việc. Và, số lượng 5 ngày này được gọi là Lead time.
Trên thực tế, bạn có thể rút ngắn thời gian sản xuất này nếu công ty bạn đủ khả năng và nhân lực. Việc Lead time được rút ngắn sẽ khiến khách hàng hài lòng hơn về bạn. Thậm chí, họ còn sẽ đặt thêm nếu tiến độ tốt như thế này được duy trì.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng, hãy cân nhắc thật kỹ trước yêu cầu của khách hàng chứ không gật đầu đồng ý ngay. Bởi sẽ có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến thời gian sản xuất mà bạn không lường trước được. Chẳng hạn như, khách hàng yêu cầu số lượng áo cụ thể bao nhiêu phải in hoa văn gì, màu sắc nào… Những kiểu yêu cầu này có thể sẽ khiến Lead time bị kéo dài ra hơn nữa và bạn phải thương lượng về điều đó để đảm bảo sự uy tín với khách hàng.
Các loại hình cơ bản của Lead time là gì?
Các loại hình phổ biến của Lead time là gì? Trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, Lead time có 5 loại hình cơ bản và phổ biến sau đây:
- Order Lead Time: là khái niệm chỉ tổng thời gian từ mốc khách hàng đặt hàng tại doanh nghiệp đến khi khách nhận được sản phẩm hoàn thiện.
- Shipping Lead Time hay Manufacturing Lead time: là tổng thời gian tính từ lúc khách đặt hàng cho đến lúc hàng hóa đã sẵn sàng để vận chuyển đến tay khách.
- Loại hình Delivery Lead Time: Là thời gian được tính từ lúc thiết kế hàng hóa hoàn thiện cho đến khi nó được giao tận tay khách hàng.
- Procurement Lead Time: Loại hình này được hiểu là khoảng thời gian cần có để doanh nghiệp tìm kiếm nguồn nguyên liệu thô hoặc các mặt hàng cơ bản sẵn sàng tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
- Inventory Management Lead Time: Là khoảng thời gian tính từ lúc chuẩn bị một mặt hàng cho công tác vận chuyển, giao hàng, đặt hàng thay thế cho đến thời gian nhận hàng mới trong kho.
Trong sản xuất, vai trò của Lead time là gì?
Từ những ví dụ vừa nói trên, vậy vai trò của Lead time là gì trong chuỗi cung ứng, sản xuất? Thực tế, bạn có thể thấy rằng, Lead time chính là mốc thời gian định sẵn nhằm giúp bạn có cơ sở để hoàn thành công việc tốt hơn. Bên cạnh đó, đây cũng là tiêu chí để khách hàng đánh giá được hiệu quả công việc mà nhà sản xuất thực hiện sau khi sản phẩm hoàn thiện sẵn sàng để giao hàng.
Ngoài ra, Lead time đóng vai trò rất quan trọng trong một quy trình sản xuất, quản lý hàng hóa. Bởi, nếu thời gian sản xuất kéo dài quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến các công đoạn khác dẫn đến việc doanh thu giảm và mất lợi nhuận.
Làm sao để rút ngắn thời gian sản xuất hiệu quả?
Như bạn đã biết, với thời đại ngày càng có nhiều cạnh tranh như hiện nay, việc rút ngắn Lead time là vô cùng cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn phục vụ khách hàng tốt hơn, duy trì sự hài lòng và ủng hộ của khách hàng lâu dài hơn.
Càng rút ngắn thời gian sản xuất thì càng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sản xuất. Song, bạn cần chú ý rằng, việc rút ngắn Lead time cần đi kèm với chất lượng sản phẩm. Tuyệt đối, bạn hạn chế việc chỉ chạy theo năng suất mà lơ là chất lượng hàng hóa, cả 2 phải luôn được đảm bảo ưu tiên hàng đầu. Theo đó:
_ Bạn cần phân công, sắp xếp nhân lực hợp lý và tiến hành đơn giản hóa quá trình sản xuất của mình càng nhiều càng tốt. Việc hợp nhất và tinh giản các công đoạn sẽ giúp bạn tiện theo dõi đơn hàng và thời gian hoàn thành hơn.
_ Bạn cần áp dụng các phương pháp Jidoka – tự động hóa sản xuất cho nhà máy, bao gồm ứng dụng các công nghệ, máy móc hiện đại hơn cho sản xuất, hoặc lắp đặt hệ thống hỗ trợ giám sát sản xuất Andon giúp giảm thời gian chết downtime và gia tăng năng suất sản xuất.
Trong đó, phần phân công, tổ chức quy trình sản xuất là tùy thuộc vào tình huống và khả năng điều hành của các bộ phận nhân viên cấp quản lý, còn phần áp dụng công nghệ tự động hóa thì bạn có thể trang bị thêm hệ thống Andon – Hệ thống làm giảm lãng phí thời gian downtime rất hiệu quả để gia tăng hiệu suất Lead time nhanh chóng hơn, đang được rất nhiều công ty, doanh nghiệp lớn nhỏ toàn cầu ứng dụng trong hệ thống sản xuất như Toyota, Nissan, Mitsubishi, Nestle,v.v…
Hệ thống Andon – Công cụ hiệu quả để gia tăng hiệu suất Lead time cho nhà máy sản xuất
Andon là hệ thống giám sát liên tục, thông báo, cảnh báo tức thì về các vấn đề trong quá trình sản xuất, từ các sự cố đến yêu cầu bảo trì hay các nhu cầu về nhân lực, vật lực, tình trạng chất lượng…giúp tăng cường kiểm soát trong quá trình sản xuất, nâng cao hiệu quả, chất lượng và tối ưu chi phí thông qua việc tối ưu công suất hoạt động của máy và công nhân.
Bằng việc lắp hệ thống Andon vận hành cho nhà máy, công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ các lãng phí sản xuất như:
- Thao tác dư thừa: Thao tác trong sản xuất và thao tác khi xử lý phát sinh của người vận hành.
- Chờ đợi: Thời gian chờ đợi của thiết bị, cung ứng nguyên liệu.
- Quy trình: Các quy trình thủ công mất thời gian.
- Lãng phí do sai lỗi: Sản phẩm kém chất lượng, sai lỗi..
- …..
Với cơ chế giám sát và cảnh báo liên tục, khi xảy ra sự cố hoặc có các yêu cầu hỗ trợ, hệ thống andon tự động kích hoạt và thông báo đến các bộ phận liên quan.
Ví dụ khi máy gặp lỗi ngưng vận hành, hệ thống sẽ thông báo đến yêu cầu bảo trì ngay lập tức thông qua màn hình theo dõi tại Bộ phận bảo trì cũng như các màn hình đặt tại sảnh/dây chuyền về dạng lỗi và vị trí xảy ra lỗi, phát thông báo trên hệ thống loa bằng âm thanh tuỳ chọn, đồng thời tại vị trí xảy ra lỗi sẽ có đèn tháp nhấp nháy với màu tương ứng lỗi đó để chỉ dẫn cho cán bộ bảo trì nhanh chóng tiếp cận và xử lý.
Trong quá trình sản xuất, các tình huống xảy ra như hết nguyên vật liệu, máy bị lỗi,v.v… thì công nhân có thể phát yêu cầu tức thời, gọi bộ phận logistics yêu cầu cung cấp vật tư, chuyển hàng hoá hoặc nhân viên kĩ thuật đến sửa ngay lập tức. Đồng thời hệ thống cũng tự động cập nhật thời gian giải quyết sự việc đến khi công nhân bấm nút bắt đầu sản xuất lại.
Toàn bộ thông tin từ hệ thống thiết bị sẽ được thu thập và lưu trữ bởi phần mềm andon, quản lý tập trung tình trạng vận hành, cho phép nhà quản lý xem các báo cáo về tình trạng vận hành, tỷ lệ xảy ra sự cố, mức độ đạt chất lượng của từng dây chuyền, từng ca máy, từng phân xưởng hoặc từng công nhân.
Phần mềm cũng cung cấp các biểu đồ thể hiện sự biến thiên của các chỉ tiêu theo từng khoản thời gian, thể hiện xu hướng cải thiện của tình trạng sự cố, cung cấp vật tư hoặc kiểm soát chất lượng trong sản xuất.
