Hiệu suất OTIF hiện đang là khái niệm được rất nhiều các doanh nghiệp sản xuất và vận tải quan tâm tìm hiểu để ứng dụng một cách hiệu quả cho hoạt động cung ứng. Vậy hiệu suất OTIF là gì? Tầm quan trọng của OTIF trong ngành cung ứng Logistics ra sao? Hãy cùng Adsun Adsun tìm hiểu trong bài viết này.
Hiệu suất OTIF là gì?
OTIF (On Time – In Full) là chỉ số đo lường hiệu quả của hoạt động giao vận trong một chuỗi cung ứng theo 2 tiêu chí: Đúng Hạn (On-Time) và Đủ Số Lượng (In-Full).
Hiệu suất OTIF được tính bằng cách tính đến số lần giao hàng với đơn vị phần tram, theo công thức sau:
OTIF (%) = số lần giao hàng OTIF/ tổng số lần giao hàng * 100
Yêu cầu đối với phép đo OTIF là:
- Có ngày giao hàng (thậm chí giờ đối với một số tổ chức) được nêu trong đơn đặt hàng của khách hàng hoặc được chỉ định bởi khách hàng
- Đo ngày hoặc giờ giao hàng và lưu trữ nó trong hệ thống
- Duy trì hồ sơ về lý do tại sao một đơn đặt hàng không phải là OTIF
Về lý thuyết, OTIF là cơ chế đo lường lý tưởng để gắn kết các mục tiêu hoàn thành tiến độ công việc, có thể được ứng dụng rộng rãi cho nhà bán lẻ, nhà cung cấp, siêu thị, 3PLs, nhà vận tải…
Các đơn hàng “OTIF” (đúng hạn, đủ số lượng) được sử dụng để tính tỷ lệ phần trăm này cần đáp ứng một số yêu cầu: có ghi rõ ngày giao hàng, bên cung cấp đảm bảo việc đo lường ngày và giờ giao hàng nói trên, lưu trữ nó trên hệ thống và duy trì hồ sơ theo dõi các nguyên nhân vì sao việc giao hàng không “OTIF”.
Tất cả các bên liên quan trong chuỗi cung ứng cần đảm bảo tỷ lệ OTIF trên 90% để chuỗi cung ứng hoạt động tốt.
Các công ty đã áp dụng thước đo OTIF đều đã nhất trí công nhận sự hiệu quả khi nhận ra giá trị của nó. Họ trích dẫn các khía cạnh tích cực : tăng lợi nhuận hoạt động do giảm chi phí hoạt động (liên quan đến việc giảm chất lượng, kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn, nhận đơn đặt hàng của khách hàng tốt hơn, độ tin cậy cao hơn trong lưu trữ và vận chuyển…) và sự gia tăng doanh số (do có sẵn sản phẩm tốt hơn để bán hàng).
Thông thường, các doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ (như nước Anh) sẽ yêu cầu OTIF vượt quá 97 phần trăm được đo ở cấp độ đơn vị hàng tồn kho SKU.
Khái niệm Hiệu suất OTIF còn được mở rộng thành DIFOTAI (giao hàng đầy đủ, đúng thời gian và được lập hóa đơn chính xác), điều này cũng tính đến chất lượng của việc lập hóa đơn.
Xem thêm: Quy trình quản lý sản xuất là gì?
Tầm quan trọng của OTIF trong ngành cung ứng Logistics và ví dụ thực tiễn
Cuối những năm 2000, Starbucks bị cuốn vào cuộc khủng hoảng toàn cầu và buộc phải tái thiết kế chuỗi cung ứng của mình.
Kevin Sterneckert, người từng là phó giám đốc công ty Gartner Research. Kể lại vào năm 2010, Starbucks đã phải cắt giảm hơn 700 triệu đô la Mỹ chi phí chuỗi cung ứng do tình hình suy thoái kinh tế và doanh số giảm mạnh.
Ông nhớ lại “Công ty đã phải lên lịch giao hàng đến các cửa hàng mà không cân nhắc đến sức chứa của nhà kho. Vì vậy, các xe tải thường xuyên rời khỏi trung tâm phân phối (Distribution center – DC) trong tình trạng giao một đơn hàng không đủ cho cửa hàng.”
Đối mặt với thách thức trên, Starbucks đã đề ra các phương án giải quyết, và một trong các phương án giải quyết đã mang lại sự hiệu quả và thành công cho Starbucks sau này là Tập trung vào các chỉ số đo lường chuỗi cung ứng phù hợp nhất.
Starbucks hiểu rằng có quá nhiều chỉ số hoạt động có thể đã làm sao nhãng các nhà quản lý. Điều này khiến họ không tập trung vào những mục tiêu quan trọng. Vì thế, họ đã bỏ những chỉ số không phù hợp và chỉ giữ lại những chỉ số được cho là cần thiết nhất.
Vào thời điểm đó, chỉ số OTIF đã giảm xuống rất thấp trong số những vấn đề chuỗi cung ứng hàng đầu của Starbucks.
Theo Sterneckert, Starbucks đã tuyên bố OTIF là “một trong những chỉ số quan trọng nhất mang đến thành công”. Tại sao vậy? “Khi con số này giảm, một loạt các chỉ số bổ sung sẽ cho thấy nguồn gốc của sự thiếu hiệu năng trong chuỗi cung ứng (supply chain inefficiency) xuất phát từ đâu. Khi con số này tăng nghĩa là có sự cải thiện trong chi phí hàng hóa bán ra (COGS – Cost of Goods Sold).”
Nhờ vào các chính sách, phương án xoay quanh tập trung cải thiện hiệu suất OTIF đã giúp Starbucks củng cố thương hiệu, tiếp tục chiếm giữ và phát triển sự trung thành của khách hàng và cả sự tự hào của nhân viên.
Ngoài Starbucks, Chuỗi cửa hàng bán lẻ lớn nhất tại Mỹ là Walwarts cũng là tín đồ trong việc vận dụng hiệu suất OTIF cho các nhà cung cấp của mình kể từ năm 2017.
Tới năm 2018, công ty đã tăng yêu cầu cung cấp kịp thời toàn bộ lượng xe tải trong cửa sổ hai ngày lên 85%. Giờ đây, con số đó đang tăng lên 87% đối với việc vận chuyển xe tải đúng giờ và 70% đối với less-than-truckload ( viết tắt LTL).
Đồng thời, Walmart đang chia tách thời gian và thời gian đầy đủ thành một số liệu riêng biệt, sau đó được ưu tiên. Yêu cầu đầy đủ trên toàn quốc đã được xác định ở mức 95% đối với hàng hóa nói chung và 97,5% đối với các lô hàng thực phẩm và đồ uống.
Xem thêm: Hệ thống giám sát sản xuất
Adsun giúp các doanh nghiệp Logistic cải thiện hiệu suất OTIF như thế nào?
Công ty Ánh Dương – adsun, với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực điện tử viễn thông, sẽ cung cấp các giài pháp định vị, quản lý, giám sát hành trình xe giao hàng đúng giờ (OT- On Time), cũng như hệ thống hỗ trợ sản xuất andon giúp các nhà máy cải thiện hoạt động sản xuất đúng sản lượng (IF – In Full) theo yêu cầu thị trường.
Đặc biệt, với giải pháp hệ thống andon sẽ mang lại sẽ mang lại sự hiệu quả cao với rất nhiều lợi ích đáng lưu ý như:
- Giảm thiểu tối đa thời gian chết: Hiển thị trực quan thông qua hệ thống đèn hay chuông báo các vấn đề cung cấp vật tư, trục trặc máy móc, giúp người vận hành hiểu nhanh và rõ hơn về mọi tình huống hơn là lãng phí thời gian chết để tìm kiếm vấn đề phát sinh.
- Giảm chi phí sản xuất vận hành: Với khả năng giúp phát hiện vấn đề ngay tức khắc để khắc phục vấn đề ngay khi phát sinh sẽ làm giảm thiểu các lãng phí về chi phí vận hành không đáng có.
- Tăng giao tiếp giữa các bộ phận: Ngành công nghiệp của tương lai được đặc trưng bởi sự kết nối của các tác nhân khác nhau. Do đó, màn hình hiển thị hình ảnh hoặc âm thanh, thiết lập một luồng giao tiếp nội bộ tốt hơn giữa các bên liên quan khác nhau trong nhà máy
- Kiểm soát tốt hơn: Bằng cách phát hiện các vấn đề, andon cho phép nhóm bảo trì và quản lý có quyền kiểm soát tốt hơn công tác tổ chức sản xuất và hiệu quả công việc.
- Mang lại dữ liệu sản xuất để tối ưu hóa được quy trình: Để phát triển hệ thống quản lý hiệu quả, thông tin phải được thu nhận đồng bộ và kịp thời. Người quản lý dựa trên những thông tin đó để đưa ra những phương án cả tiến phù hợp với năng lực sản xuất.
