ERP là viết tắt của từ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nhưng cụ thể ERP có nghĩa là gì? Cách đơn giản nhất để định nghĩa ERP là nghĩ về bảng kế hoạch điều phối tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi cần thiết để vận hành một công ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm và những quy trình khác.
Ở cấp độ cơ bản nhất, ERP giúp quản lý hiệu quả tất cả các quy trình này trong một hệ thống tích hợp. Nó thường được gọi là hệ thống hồ sơ của tổ chức.
Tuy nhiên, các hệ thống ERP ngày nay là bất cứ thứ gì ngoại trừ cơ bản và có chút tương đồng với ERP của nhiều thập kỷ trước. Giờ đây, chúng được phân phối qua đám mây và sử dụng các công nghệ mới nhất – chẳng hạn như trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy – để cung cấp tính năng tự động hóa thông minh, hiệu quả cao hơn và thông tin chi tiết tức thì về doanh nghiệp.
Phần mềm ERP đám mây hiện đại cũng kết nối các hoạt động nội bộ với các đối tác kinh doanh và mạng lưới trên khắp thế giới, mang lại cho các công ty sự hợp tác, nhanh nhẹn và tốc độ cần thiết để cạnh tranh ngày nay.
ERP là gì?
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – enterprise resource planning) là một quy trình được các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp của họ.
Nhiều ứng dụng phần mềm ERP rất quan trọng đối với các công ty vì chúng giúp họ thực hiện việc hoạch định nguồn lực bằng cách tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để vận hành công ty của họ với một hệ thống duy nhất.
Hệ thống phần mềm ERP cũng có thể tích hợp lập kế hoạch, mua hàng tồn kho, bán hàng, tiếp thị, tài chính, nguồn nhân lực, v.v…
Tại sao ERP lại quan trọng?
Đôi khi được mô tả là “hệ thống thần kinh trung ương của doanh nghiệp”, hệ thống ERP cung cấp tính năng tự động hóa, tích hợp và thông minh cần thiết để điều hành hiệu quả tất cả các hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Hầu hết hoặc tất cả dữ liệu của một tổ chức phải nằm trong hệ thống ERP để cung cấp một nguồn chính xác duy nhất trong toàn doanh nghiệp.
Tài chính yêu cầu một hệ thống ERP để nhanh chóng chốt sổ sách. Bán hàng cần ERP để quản lý tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng. Logistics dựa vào phần mềm ERP hoạt động tốt để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phù hợp cho khách hàng đúng thời hạn.
Các khoản phải trả cần ERP để thanh toán cho nhà cung cấp một cách chính xác và đúng hạn. Ban quản lý cần khả năng hiển thị tức thì về hiệu suất của công ty để đưa ra quyết định kịp thời.
Và các ngân hàng và cổ đông yêu cầu hồ sơ tài chính chính xác, vì vậy họ tin tưởng vào dữ liệu và phân tích đáng tin cậy được thực hiện bởi hệ thống ERP.
ERP hoạt động như thế nào?
Hệ thống ERP – còn được gọi là bộ ERP – được tạo thành từ các mô-đun tích hợp hoặc các ứng dụng kinh doanh có thể trò chuyện với nhau và chia sẻ chung một cơ sở dữ liệu.
Mỗi mô-đun ERP thường tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh, nhưng chúng hoạt động cùng nhau bằng cách sử dụng cùng một dữ liệu để đáp ứng nhu cầu của công ty. Tài chính, kế toán, nguồn nhân lực, bán hàng, mua sắm, hậu cần và chuỗi cung ứng là những điểm xuất phát phổ biến. Các công ty có thể chọn và chọn mô-đun họ muốn và có thể thêm và mở rộng quy mô khi cần thiết.
Hệ thống ERP cũng hỗ trợ các yêu cầu cụ thể của ngành, như một phần của chức năng cốt lõi của hệ thống hoặc thông qua các tiện ích mở rộng ứng dụng tích hợp liền mạch với bộ ứng dụng.
Phần mềm ERP có thể được mua bằng cách sử dụng mô hình đăng ký dữ liệu đám mây (phần mềm dưới dạng dịch vụ) hoặc mô hình cấp phép máy chủ (tại chỗ).
Các dạng ERP phổ biến hiện nay
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp bao gồm nhiều loại mô hình khác nhau. Mỗi mô hình ERP hỗ trợ các quy trình kinh doanh cụ thể – như tài chính, mua sắm hoặc sản xuất – và cung cấp cho nhân viên trong bộ phận đó các giao dịch và thông tin chi tiết mà họ cần để thực hiện công việc của mình.
Mọi mô hình đều kết nối với hệ thống ERP, hệ thống này cung cấp một nguồn trung thực duy nhất và dữ liệu chính xác, được chia sẻ giữa các phòng ban.
Các mô-đun ERP được sử dụng rộng rãi nhất bao gồm:
- Tài chính: Phân hệ tài chính và kế toán là xương sống của hầu hết các hệ thống ERP. Ngoài việc quản lý sổ cái chung và tự động hóa các nhiệm vụ tài chính quan trọng, nó còn giúp các doanh nghiệp theo dõi các khoản phải trả (AP) và phải thu (AR), khóa sổ hiệu quả, tạo báo cáo tài chính, tuân thủ các tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu, giảm thiểu rủi ro tài chính, v.v.
- Quản lý nguồn nhân lực: Hầu hết các hệ thống ERP bao gồm một mô-đun nhân sự cung cấp các khả năng cốt lõi như chấm công, chấm công và tính lương. Các tiện ích bổ sung, hoặc thậm chí toàn bộ bộ quản lý nguồn nhân lực (HCM), có thể kết nối với ERP và cung cấp chức năng nhân sự mạnh mẽ hơn – mọi thứ từ phân tích lực lượng lao động đến quản lý kinh nghiệm của nhân viên.
- Tìm nguồn cung ứng và mua sắm: Phân hệ tìm nguồn cung ứng và mua sắm giúp các doanh nghiệp mua các vật liệu và dịch vụ mà họ cần để sản xuất hàng hóa của họ – hoặc các mặt hàng mà họ muốn bán lại. Mô-đun tập trung và tự động hóa việc mua hàng, bao gồm các yêu cầu báo giá, tạo hợp đồng và phê duyệt. Nó có thể giảm thiểu việc mua quá mức và mua quá mức, cải thiện các cuộc đàm phán với nhà cung cấp bằng phân tích hỗ trợ bởi AI và thậm chí kết nối liền mạch với mạng người mua.
- Bán hàng: Mô-đun bán hàng theo dõi thông tin liên lạc với khách hàng tiềm năng và khách hàng – đồng thời giúp các đại diện sử dụng thông tin chi tiết theo hướng dữ liệu để tăng doanh số bán hàng và nhắm mục tiêu khách hàng tiềm năng với các chương trình khuyến mãi và cơ hội bán thêm phù hợp. Nó bao gồm chức năng cho quy trình đặt hàng thành tiền mặt, bao gồm quản lý đơn đặt hàng, hợp đồng, thanh toán, quản lý hiệu suất bán hàng và hỗ trợ lực lượng bán hàng.
- Sản xuất: Phân hệ sản xuất là thành phần lập kế hoạch và thực hiện chính của phần mềm ERP. Nó giúp các công ty đơn giản hóa các quy trình sản xuất phức tạp và đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu. Mô-đun này thường bao gồm chức năng lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), lập kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất, quản lý chất lượng, v.v.
- Logistics và quản lý chuỗi cung ứng: Một thành phần quan trọng khác của hệ thống ERP, mô-đun chuỗi cung ứng theo dõi sự di chuyển của hàng hóa và nguồn cung ứng trong toàn bộ chuỗi cung ứng của tổ chức. Mô-đun cung cấp các công cụ để quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, hoạt động lưu kho, vận chuyển và hậu cần – và có thể giúp tăng khả năng hiển thị và khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng.
- Dịch vụ: Trong ERP, mô-đun dịch vụ giúp các công ty cung cấp dịch vụ đáng tin cậy, được cá nhân hóa mà khách hàng mong đợi. Mô-đun có thể bao gồm các công cụ để sửa chữa trong nhà, phụ tùng thay thế, quản lý dịch vụ hiện trường và các dòng doanh thu dựa trên dịch vụ. Nó cũng cung cấp phân tích để giúp các đại diện dịch vụ và kỹ thuật viên giải quyết nhanh chóng các vấn đề của khách hàng và cải thiện lòng trung thành.
- R&D và kỹ thuật: Hệ thống ERP giàu tính năng bao gồm một mô-đun R&D và kỹ thuật. Mô-đun này cung cấp các công cụ để thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý vòng đời sản phẩm (PLM), tuân thủ sản phẩm và hơn thế nữa – để các công ty có thể tạo ra những cải tiến mới một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
- Quản lý tài sản doanh nghiệp: Hệ thống ERP mạnh mẽ có thể bao gồm một mô-đun EAM – giúp các doanh nghiệp sử dụng nhiều tài sản giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và giữ cho máy móc và thiết bị của họ hoạt động ở hiệu suất cao nhất. Mô-đun này bao gồm chức năng để bảo trì dự đoán, lập lịch, hoạt động và lập kế hoạch tài sản, môi trường, sức khỏe và an toàn (EHS), v.v.
Lợi ích của việc ứng dụng ERP cho doanh nghiệp?
Một hệ thống ERP tốt mang lại nhiều lợi thế – có thể khác nhau tùy thuộc vào cách hệ thống được triển khai. Ví dụ, lợi ích của ERP đám mây khác với trên cơ sở máy chủ. Nhưng tựu chung, có sáu lợi ích chính áp dụng cho tất cả các giải pháp ERP hiện đại sau đây:
- Năng suất cao hơn: Hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi của bạn để giúp mọi người trong tổ chức của bạn làm được nhiều việc hơn với ít tài nguyên hơn.
- Thông tin chi tiết sâu hơn: Loại bỏ các kho chứa thông tin, có được một nguồn sự thật duy nhất và nhận được câu trả lời nhanh chóng cho các câu hỏi quan trọng về sứ mệnh kinh doanh.
- Báo cáo nhanh: Báo cáo tài chính và kinh doanh theo dõi nhanh chóng và dễ dàng chia sẻ kết quả. Hành động dựa trên thông tin chi tiết và cải thiện hiệu suất trong thời gian thực.
- Giảm rủi ro: Tối đa hóa khả năng hiển thị và kiểm soát của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định, dự đoán và ngăn ngừa rủi ro.
- CNTT đơn giản hơn: Bằng cách sử dụng các ứng dụng ERP tích hợp chia sẻ cơ sở dữ liệu, bạn có thể đơn giản hóa CNTT và cung cấp cho mọi người cách làm việc dễ dàng hơn.
- Cải thiện sự nhanh nhẹn: Với các hoạt động hiệu quả và quyền truy cập sẵn sàng vào dữ liệu thời gian thực, bạn có thể nhanh chóng xác định tình hình và phản ứng với các cơ hội mới.
Với các thông tin cụ thể trong bài viết này, chúng tôi mong doanh nghiệp đã có thể nắm được hiểu biết cơ bản về khái niệm Hệ thống MES là gì, chức năng và vai trò như thế nào đối với sản xuất.
