Trong kinh doanh, kaizen được hiểu là là những hoạt động cải tiến liên tục đối trong công việc của mọi nhân viên, dù là CEO hay là các công nhân trong chuỗi lắp ráp. Các mô hình Kaizen cơ bản cũng được áp dụng trong các quy trình vận hành như mua hàng hoặc logistics, khiến cho nó không chỉ được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức mà còn góp mặt trong chuỗi cung ứng. Nó cũng được áp dụng trong các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, tâm lý trị liệu, huấn luyện, chính trị và ngân hàng.
Trong bài viết này, Andon Adsun sẽ trình bày với các bạn một số mô hình Kaizen hiệu quả mà doanh nghiệp nên biết.
Một số mô hình Kaizen hiệu quả
Xác định vấn đề trong Kaizen bằng phương pháp 5W – 1H
5W (Who, What, Where, When, Why) – 1H (How) là những câu hỏi mang tính chất phân tích và xác định vấn đề. Mô hình này được áp dụng xuyên suốt trong chu kỳ Kaizen, từ bước tìm ra mục tiêu Kaizen cho tới bước tối ưu giải pháp.
“Dọn vệ sinh kiểu hiện đại” bằng phương pháp 5S
Một nội dung cơ bản của triết lý Kaizen, cũng được phát minh bởi người Nhật là phương pháp 5S – một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc và cũng là quy tắc đề cao ý thức tự giác của con người. Bởi lẽ nó mang lại những kết quả khá trực quan nên được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng.
5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Khi triết lý Kaizen trở nên nổi tiếng, 5S được dịch thành các từ khác nhau nhưng đều bắt đầu bằng chữ S và không thay đổi về ý nghĩa cơ bản:
Seiri (Sort – Sàng lọc): Phân loại, chỉ giữ lại những vật dụng hữu ích cho công việc và loại bỏ những thứ không cần thiết.
Seiton (Straighten – Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
Seiso (Shine – Sạch sẽ): Dọn dẹp vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ nhằm cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu tai nạn rủi ro, đồng thời tránh bụi bẩn làm hỏng hóc máy móc thiết bị.
Seiketsu (Standardize – Săn sóc): Mục tiêu của S4 là tiêu chuẩn hoá và duy trì các hoạt động 3S ở trên được lâu dài, bài bản trong doanh nghiệp chứ không phải phong trào ngẫu hứng nhất thời.
Shitsuke (Sustain – Sẵn sàng): Giáo dục, hình thành thói quen và tác phong chủ động tham gia thực hiện 5S cho mọi thành viên trong doanh nghiệp.
Tối ưu hiệu suất làm việc bằng các phần mềm quản lý 4.0
Mục tiêu tối cao của Kaizen là để mọi người làm việc vừa nhẹ nhàng hơn vừa đạt kết quả cao hơn. Bởi vậy, khái niệm “được việc” không phải là đầu tắt mặt tối làm thêm giờ hay đổ mồ hôi vào một cách khổ sở. Đó là thành công trong việc tìm ra giải pháp đơn giản mà hiệu quả hơn.
Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng công nghệ 4.0 vào quản lý hiệu suất nhằm Kaizen từng yếu tố, loại bỏ các phần việc dư thừa và tập trung hơn cho những hành động mang lại giá trị, nhằm cải thiện kết quả sau cùng. Dưới đây là ví dụ về một số phần mềm phục vụ trực tiếp cho Kaizen:
Đầu tiên, phần mềm quản lý công việc 4.0 sẽ chia nhỏ công việc để theo dõi sát sao nhất.
Tất cả công việc được quản lý trên một hệ thống chung duy nhất, bao gồm tất cả các yếu tố nhỏ nhất như deadline, miêu tả công việc, file đính kèm, nhãn dán phân loại,… nên giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót trong quá trình thực hiện. Không còn tình trạng trôi việc, quên việc như cách giao-nhận bằng miệng, qua chat, excel, email,… Hơn nữa, bạn có thể xây dựng sẵn template cho các dự án công việc khác nhau, nhân bản chúng lên để bắt đầu triển khai và sử dụng chính kinh nghiệm đó để tối ưu liên tục.
Để kaizen quy trình nghiệp vụ, một phần mềm quản lý quy trình chính là chìa khóa.
Bạn luôn muốn tối ưu các quy trình này sao cho tiết kiệm thời gian/công sức/chi phí nhất và hạn chế sai sót xảy ra, nhưng bạn loay hoay chưa làm được vì thiếu đi dữ liệu đo lường thực tế. Phần mềm quản lý quy trình thông minh sẽ giải quyết tất cả. Công việc không chỉ được cảnh báo tự động mỗi khi bị chậm trễ so với SLA (thời gian kỳ vọng tiêu chuẩn), mà còn được thống kê một cách chính xác hiệu suất (thời gian, nhân lực,…) cần thiết để thực hiện. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn biết vấn đề nằm ở đâu để tối ưu lại quy trình.
Bạn cũng nên tham khảo sử dụng phần mềm quản lý phê duyệt để thúc đẩy tinh thần chủ động của nhân sự.
Chỉ với một lần thiết lập ban đầu, các đề xuất trong nội bộ doanh nghiệp sẽ được nhanh chóng gửi tới đúng người, đủ thông tin và được xử lý trực tuyến mọi nơi mọi lúc. Đây là giải pháp tối ưu thời gian và công sức triệt để nhất so với phương pháp phê duyệt thủ công giấy tờ bản cứng. Phần mềm này cũng giúp thúc đẩy nhân viên trong doanh nghiệp chủ động hơn trong việc đề xuất ý tưởng Kaizen.
Hỗ trợ, quản lý, đo lường hiệu quả để thực hiện Kaizen bằng mô hình hệ thống Andon
Trước đây, hệ thống cảnh báo sản xuất Andon truyền thống thường chỉ bao gồm hệ thống tính hiệu để cảnh báo là chính, đa phần việc phát hiện, ghi chép và thống kê các lỗi phát sinh đều phải thực hiện thủ công bởi nhân viên vận hành. Điều đó dẫn tới việc tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức cho công tác này, nhưng đồng thời cũng dễ phát sinh ra các nhầm lẫn, thiếu sót do yếu tố con người mang lại.
Ngày nay, khi Jidoka được Toyota định nghĩa là “tự động hóa với tư duy con người”, hệ thống Andon system hiện đại cũng đã dần dịch chuyển theo hướng tự động hóa cao hơn.
Một hệ thống Andon System hiện đại như andon adsun được cấu thành từ nhiều yếu tố phần cứng phần mềm như: hệ thống cảm biến, Vi xử lý, phần mềm, server lưu trữ dữ liệu… cho phép hệ thống có khả năng tự động thu thập dữ liệu sản xuất, truyền tải và lưu trữ chúng đến server chuyên dụng theo thời gian thực.
Đồng thời thông qua vi xử lý cùng phần mềm, hệ thống cũng có thể phát ra cảnh báo cho người dùng khi vấn đề phát sinh.
Các dữ liệu sản xuất, thông tin sự cố cũng được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu sản xuất chung của doanh nghiệp, cho phép người dùng có thể truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi thông qua laptop hoặc smartphone.
Nhờ những yếu tố đó, nhà quản lý cùng các kỹ thuật viên có thể dễ dàng kiểm soát, quản lý, đo lường toàn diện mọi vấn đề có thể phát sinh trong quá trình vận hành sản xuất ngay trên thiết bị cá nhân của mình, để có thể đưa ra các phương án cải tiến Kaizen loại bỏ lãng phí về thời gian, nhiên liệu, nhân lực.
