Kanban là một trong những phương pháp quản lý dự án, giúp công việc hiệu quả và thường được áp dụng trong các công ty Nhật Bản. Phương pháp này có thể giúp người sử dụng có thẻ hình dung, tối đa hóa hiệu quả và liên tục cải tiến công việc của mình. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ đến bạn kỹ hơn về phương pháp này từ đó có thể hình dung và áp dụng hiệu quả hơn trong công việc.
Kanban là gì?
Kanban là một phương pháp quản lý và kiểm soát công việc trong một quy trình sản xuất hoặc phát triển. Ban đầu được sử dụng trong lĩnh vực sản xuất, Kanban đã được mở rộng và áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm phát triển phần mềm, dịch vụ công nghệ thông tin, quản lý dự án, và nhiều hơn nữa.
Kanban dựa trên nguyên tắc sử dụng bảng (board) và các thẻ (cards) để đại diện cho các công việc hoặc nhiệm vụ. Các thẻ này thường được chia thành các cột trên bảng, thường là “To-do” (công việc cần làm), “In-progress” (công việc đang thực hiện), và “Done” (công việc đã hoàn thành). Các thẻ di chuyển từ cột này sang cột khác để chỉ thị tiến trình của công việc.
Thông tin trên kanban:
- Tên và mã số các bộ phận chi tiết,
- Tên và vị trí nơi sản xuất ra các bộ phận chi tiết đó (ở qui trình trước),
- Tên và vị trí nơi các bộ phận chi tiết sẽ đến (qui trình sau),
- Vị trí khu vực tồn trữ,
- Số lượng các bộ phận chi tiết trong một lô hàng, loại thùng chứa, sức chứa mỗi thùng…
Nguồn gốc của phương pháp Kanban
Kanban có nguồn gốc từ Nhật Bản và xuất phát từ ngành công nghiệp ô tô. Trong những năm 1940, một kỹ sư tên là Taiichi Ohno đã phát triển phương pháp Kanban tại công ty ô tô Toyota. Ông là một trong những nhà sáng lập của hệ thống sản xuất Lean, cũng được biết đến như “Hệ thống Sản xuất Toyota”.
Trước khi triển khai Kanban, Toyota gặp khó khăn trong việc quản lý quy trình sản xuất. Họ gặp vấn đề với sự không đồng đều trong việc cung cấp linh kiện và vật liệu, dẫn đến sự chậm trễ và lãng phí. Taiichi Ohno nhận thấy rằng hệ thống giao tiếp giữa các bộ phận trong quy trình sản xuất không hiệu quả và cần được cải thiện.
Ông đã lấy cảm hứng từ hệ thống quản lý siêu thị và quyết định sử dụng thẻ Kanban để kiểm soát quy trình sản xuất. Kanban trong tiếng Nhật có nghĩa là “biểu thị” hoặc “thẻ biểu thị”. Ông sử dụng các thẻ để đại diện cho từng linh kiện hoặc công việc, và các thẻ được di chuyển từ bước này sang bước khác trong quy trình sản xuất.
Kanban giúp cung cấp thông tin rõ ràng về tình trạng công việc, tiến độ và nhu cầu của từng giai đoạn trong quy trình. Các thẻ Kanban cung cấp sự hiển thị trực quan cho toàn bộ quy trình sản xuất và giúp các bộ phận trong nhà máy hiểu rõ hơn về công việc đang diễn ra.
Khi Toyota áp dụng Kanban, họ đã ghi nhận những cải tiến đáng kể trong hiệu suất, giảm thiểu thời gian chờ đợi, giảm lãng phí và tăng sự linh hoạt. Từ đó, Kanban đã lan rộng và trở thành một phương pháp quản lý và kiểm soát công việc phổ biến, được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp và lĩnh vực khác nhau trên toàn cầu.
4 nguyên lý căn bản của Kanban
Phương pháp Kanban vận hành dựa trên 4 nguyên lý cốt lõi:
- Trực quan hóa luồng công việc: Những dự án yêu cầu kiến thức hay như trong định nghĩa là sử dụng trí óc, có đặc điểm là không đong đếm được và vô hình. Do đó, tìm ra cách để hình dung luồng công việc rất quan trọng trong việc tổ chức, tối ưu và theo dõi công việc.
- Giới hạn WIP (Work in Progress: Lượng công việc làm đồng thời): Việc giới hạn số lượng các công việc làm đồng thời giúp cải thiện hiệu suất, tăng tính rõ ràng của các vấn đề và các trở ngại, tạo điều kiện cho sự cải tiến liên tục. Công việc này giúp nhóm dễ dàng hơn trong việc xác định vấn đề và giảm thiểu chi phí và sức lực cần có để thay đổi. Ngoài ra, nó còn tạo động lực “kéo” (pull) ổn định trong công việc thông qua nỗ lực phát triển, vì tác vụ mới chỉ có thể được tiến hành khi các tác vụ hiện tại đã được hoàn thành.
- Quản lý luồng công việc: Việc theo dõi luồng công việc thông qua một hệ thống, vấn đề có thể được xác định và các phương án thay đổi sẽ được đánh giá dựa trên mức độ hiệu quả. Các chính sách quy trình minh bạch, rõ ràng. Việc giải thích quy trình công việc rõ ràng rất quan trọng để nhóm có thể trao đổi, bàn luận về các cải tiến, cải thiện một cách công khai, khách quan thay vì theo định hướng chủ quan và cảm tính.
- Cùng nhau tiến bộ: Qua các thước và thử nghiệm khoa học, nhóm nên nắm vững và cải thiện một cách tập thể các quy trình mà nhóm đang sử dụng.
Các ưu điểm và lợi ích của ứng dụng Kanban
Kanban ngày càng được áp dụng rộng rãi tại nhiều công ty, doanh nghiệp. Thực hành Kanban không chỉ giúp tránh lãng phí nguồn ngân sách, thời gian mà giúp tăng năng suất nhân viên, tối ưu thời gian làm việc, cải thiện quy trình vận hành cho các doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng phương pháp Kanban để trở nên nhạy bén và thích ứng với những thay đổi của thị trường cũng như sức ép cạnh tranh.
Nói một cách đơn giản, Kanban Board giúp đội ngũ nhân viên hoàn thành nhiều công việc hơn, với hiệu suất làm việc tốt hơn. Việc áp dụng Kanban trong sản xuất và quy trình làm việc mang lại nhiều lợi ích như:
- Mọi người đều ở trên cùng một trang: Kanban là một bảng thông tin trung tâm, hiển thị nhiệm vụ và quy trình làm việc, giúp các thành viên trong nhóm cập nhật nhanh chóng
- Kanban chỉ ra những nút thắt trong quy trình làm việc: Bảng Kanban hiển thị các khó khăn, trở ngại hiện hữu trong quy trình làm việc, giúp người dùng tìm ra và giải quyết những vấn đề ảnh hưởng đến công việc
- Sự linh hoạt: Kanban có thể áp dụng cho tất cả bộ phận, nhóm trong doanh nghiệp
- Giúp tăng ý kiến phản hồi: Doanh cập nhật các phản hồi từ khách hàng và đội ngũ nhân sự tốt hơn từ Kanban
- Tăng hiệu suất công việc: Bảng Kanban giúp người dùng tập trung và hoàn thành công việc với thời gian nhanh hơn, hiệu suất tốt hơn.
Cách sử dụng Kanban cho người mới
Khi đặt mục tiêu triển khai phương pháp Kanban, mọi doanh nghiệp cần phải thận trọng trong việc áp dụng vào thực tế thông qua các bước thực hành.
David Anderson (người tiên phong trong giải pháp LEAN/Kanban) đã đề xuất 6 bước thực hành cốt lõi cần được thực hiện nếu muốn áp dụng thành công phương pháp Kanban.
Hình dung quy trình làm việc
Để hình dung quy trình bằng cách sử dụng hệ thống Kanban, người dùng sẽ cần một bảng với các thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một bước trong quy trình làm việc. Mỗi thẻ kanban đại diện cho một hạng mục công việc.
Điều quan trọng đầu tiên trong quá trình thực hành Kanban chính là người dùng phải xác định điều gì cần thiết để biến một yêu cầu công việc thành sản phẩm hoàn thiện. Chỉ khi hiểu được quy trình làm việc đang được triển khai và vận hành như thế nào, người sử dụng mới có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện quy trình làm việc như mong muốn.
Khi bắt đầu làm việc với mục X, hãy kéo mục đó từ cột “Việc cần làm” và khi hoàn thành, bạn chuyển mục đó sang “Hoàn thành”. Bằng cách này, Kanban dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và phát hiện ra những trở ngại hoặc vấn đề có thể khiến công việc bị ngưng trệ.
Giới hạn công việc đang tiến hành
Một trong những chức năng chính của Kanban là đảm bảo rằng số lượng các hạng mục công việc đang triển khai được quản lý bất cứ lúc nào. Nếu không có giới hạn trong quá trình làm việc, điều đó có nghĩa người dùng đang triển khai kanban không thành công. Việc phải thực hiện cùng một lúc quá nhiều nhiệm vụ, công việc có thể khiến nhóm của bạn hoạt động không hiệu quả.
Giới hạn WIP trong bảng Kanban có nghĩa là triển khai một hệ thống kéo trên mỗi nhiệm vụ hoặc toàn bộ quy trình làm việc. Người dùng có thể cài đặt các mục tối đa cho mỗi giai đoạn đảm bảo rằng thẻ Kanban chỉ được “kéo” sang bước tiếp theo khi hoàn thành các điều kiện. Những ràng buộc mang tính điều kiện này giúp bạn phát hiện những vấn đề tiềm ẩn trong quy trình làm việc và đưa ra biện pháp xử lý thích hợp.
Quản lý luồng công việc
Quản lý luồng công việc trong thực hành Kanban là quản lý cách triển khai công việc, không bao gồm quản lý con người. Theo dòng chảy công việc, phương pháp này sẽ quản lý tiến độ của các hạng mục công việc trong quá trình triển khai.
Một trong những mục tiêu chính khi triển khai hệ thống Kanban là tạo ra một dòng chảy công việc trơn tru và khoa học. Thay vì quản lý con người, các nhà quản trị sẽ cảm thấy tốt hơn nên tập trung vào việc quản lý các quy trình làm việc và hiểu cách hoàn thành công việc đó nhanh hơn thông qua hệ thống.
Xác định rõ ràng các chính sách quy trình
Người dùng không thể cải thiện bất cứ điều gì đó mà bản thân không hiểu rõ vấn đề cốt lõi đang gặp phải. Đây là lý do tại sao người dùng nên xác định rõ ràng các mục tiêu, nội dung trong quy trình áp dụng Kanban.
Ngoài ra cần cung cấp rõ nội dung, cách thức và quy trình thực hành Kanban đến mọi cá nhân trong nhóm hoặc trong doanh nghiệp. Khi tất cả mọi người hiểu và nắm bắt được mục tiêu chung, họ sẽ làm việc tích cực hơn, tăng cường tính liên kết từ đó tăng hiệu suất làm việc.
Vòng lặp thông tin phản hồi
Đối với các doanh nghiệp muốn đẩy nhanh tiến độ thực hành Kanban, việc áp dụng vòng lặp phản hồi là một bước cần thiết. Điều này đảm bảo rằng cách thức tổ chức hiện tại có thể phản ứng tốt trước những thay đổi trong tương lai hay không.
Một ví dụ về vòng lặp phản hồi là các cuộc họp hàng ngày nơi mà các thành viên có thể đứng lên trình bày ý kiến của mình trước nhóm. Cuộc họp này thường được thực hiện đối diện với bảng Kanban, mỗi thành viên trong nhóm có thể nói với mọi người về những công việc họ đã làm ngày hôm qua hoặc những gì họ sẽ làm vào hôm nay.
Ngoài ra vòng phản hồi còn có các đánh giá về chất lượng dịch vụ, đánh giá chiến lược, đánh giá cách thức hoạt động hoặc các cuộc họp đánh giá rủi ro. Tần suất của các đánh giá phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tuy nhiên các đánh giá cần đi thẳng vào vấn đề, không quá dài và không lạc đề. Thời lượng trung bình lý tưởng của một vòng lặp phản hồi là từ 10-15 phút. Tuy nhiên trong một số trường hợp các ý kiến phản hồi có thể lên đến hàng giờ, tùy vào quy mô và chủ đề được đánh giá.
Cải thiện tính hợp tác (sử dụng các mô hình và phương pháp khoa học)
Cải thiện tính hợp tác là một bước không thể thiếu trong thực hành Kanban. Để sự cải tiến diễn ra liên tục và thay đổi bền vững trong một tổ chức cần sử dụng đến một tầm nhìn chung vì một tương lai tốt đẹp hơn và sự hiểu biết chung về các vấn đề cần được giải quyết. Các nhóm làm việc cần có sự hiểu biết chung về mục tiêu, quy trình làm việc, tiến độ và rủi ro của họ thường có khả năng nhìn nhận và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Có thể nói phương pháp Kanban là một trong những phương pháp có thể áp dụng cho các doanh nghiệp hiện nay. Việc áp dụng Kanban sẽ giúp giúp doanh nghiệp của bạn vận hành mộc cách trực quan và hiệu quả hơn.
