Chỉ số KPI trong sản xuất là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đo lường, kiểm soát và tối ưu hiệu quả vận hành. Nếu được thiết kế một cách hợp lý, các chỉ số KPI sẽ là nền tảng vững chắc giúp lựa chọn phương án đúng đắn, nâng cao hiệu suất hoạt động và gia tăng doanh thu.
KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) là các chỉ số đánh giá hiệu suất hoạt động. Trong sản xuất, KPI giúp quản lý chất lượng, năng suất, chi phí, thời gian và hiệu quả tổng thể. Quan trọng hơn, mỗi KPI cần có trọng số KPI phù hợp với mục tiêu chiến lược để tránh dàn trải nguồn lực.
7 chỉ số KPI trong sản xuất phổ biến
- Bộ đếm sản lượng
Đo số lượng sản phẩm được sản xuất trong một khoảng thời gian. Ví dụ: một dây chuyền có thể sản xuất 1.200 sản phẩm mỗi ngày. So sánh giữa các ca giúp thúc đẩy tinh thần thi đua. - Tỷ lệ hàng lỗi (Defect Rate)
Là tỷ lệ sản phẩm không đạt chất lượng. Ví dụ: nếu có 20 sản phẩm lỗi trên 1.000, tỷ lệ lỗi là 2%. Giảm tỷ lệ này giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín. - Nhịp độ sản xuất (Production Rate)
Giữ nhịp độ ổn định giúp tối ưu hoá quy trình sản xuất và tránh quá tải hoặc thiếu hụt nguyên liệu. - Takt Time
Thời gian cần để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm. Nếu khách hàng yêu cầu 480 sản phẩm/ngày trong 8 giờ làm việc, Takt Time = 60 giây. Takt Time giúp cân bằng giữa năng lực và nhu cầu thị trường. - OEE – Hiệu quả thiết bị tổng thể
Là chỉ số tổng hợp của tính sẵn sàng, hiệu suất và chất lượng. Ví dụ: nếu OEE đạt 80%, điều đó có nghĩa là trong 80% thời gian vận hành, máy móc đang tạo ra sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng. - Thời gian chết (Downtime)
Thời gian máy dừng hoạt động vì lỗi hoặc bảo trì. Theo một nghiên cứu, thời gian ngừng máy có thể chiếm khoảng từ 8% đến 25% tổng thời gian sản xuất nếu không được quản lý hiệu quả. - Mục tiêu sản xuất theo ngày/tuần
KPI này giúp nhân viên định hướng rõ ràng và tăng tính cam kết. Mỗi mục tiêu nên được gán một trọng số KPI để dễ dàng đánh giá hiệu quả.
Cách xây dựng hệ thống hiệu quả
1. Bắt đầu từ chiến lược
Các chỉ số KPI mới chỉ có giá trị nếu được liên kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Hãy xác định chiến lược rõ ràng trước khi chọn chỉ số. Một chiến lược tóm tắt chỉ trên một trang có thể đem lại hiệu quả cao hơn so với một bản tài liệu 50 trang rườm rà không được nhiều người quan tâm.
2. Đánh giá dữ liệu hiện có
Hãy so sánh dữ liệu lý tưởng và dữ liệu đang có để biết mình cần bổ sung hay điều chỉnh gì. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi thu thập dữ liệu bị phân tán và thiếu tính nhất quán giữa các phòng ban.
3. Đặt ra mức trọng số cho KPI và xác định chu kỳ đo lường
Không phải chỉ số nào cũng quan trọng như nhau. Ví dụ: OEE có thể chiếm 30% tổng điểm KPI, còn tỷ lệ lỗi chỉ chiếm 10%. Tần suất đo lường (theo ngày, tuần hay tháng) cần bám sát mục tiêu sử dụng.
4. Chỉ định người phụ trách
Mỗi KPI nên có người chịu trách nhiệm thu thập, giám sát và báo cáo. Ví dụ: nhân viên QA phụ trách tỷ lệ hàng lỗi, nhân viên kỹ thuật giám sát OEE.
5. Giao tiếp rõ ràng với nhân viên
Nhân sự cần hiểu rõ vì sao họ thu thập dữ liệu và mục tiêu hướng đến là gì. Hãy đảm bảo họ có thể trả lời được: “Tôi làm việc này để tác động đến chỉ số KPI nào?”
6. Đánh giá và cải tiến định kỳ
Bảng KPI cần được cập nhật định kỳ. Nếu chỉ số không hỗ trợ quá trình ra quyết định hoặc thúc đẩy sự cải tiến, nó chỉ là số liệu thừa không cần thiết. Doanh nghiệp nên rà soát ít nhất mỗi quý để đảm bảo KPI luôn phục vụ mục tiêu kinh doanh.
Kết luận
Việc ứng dụng chỉ số KPI trong sản xuất không chỉ giúp đo lường hiệu suất mà còn tạo nền tảng cho cải tiến liên tục. Khi doanh nghiệp nắm rõ và vận dụng hiệu quả KPI – kết hợp cùng hệ thống andon để cảnh báo sự cố và theo dõi hoạt động – họ sẽ thu được nhiều lợi ích vượt trội.
