Chỉ số KPI trong quản lý sản xuất là một khái niệm quan trọng giúp đánh giá và quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các loại chỉ số KPI, cách thiết lập và đo lường, ứng dụng và lợi ích của KPI trong sản xuất. Hãy cùng Andon adsun tìm hiểu để tăng cường hiệu quả sản xuất cho doanh nghiệp của bạn.
KPI là gì?
Chỉ số KPI (Key Performance Indicator) là các chỉ số dùng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một tổ chức hoặc một phòng ban. Trong lĩnh vực sản xuất, KPI được sử dụng để đánh giá hiệu quả của quá trình sản xuất, tăng cường quản lý và kiểm soát sản xuất.
Chỉ số KPI quan trọng để đo lường trong hệ thống sản xuất
KPI trong sản xuất có thể bao gồm các chỉ số về năng suất sản xuất, chất lượng sản phẩm, an toàn và môi trường, chi phí sản xuất, thời gian chờ đợi và lượng phế liệu. Việc sử dụng KPI trong sản xuất giúp cho doanh nghiệp có thể đánh giá, đo lường và giám sát hiệu quả của các hoạt động sản xuất. KPI cũng giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định và điều chỉnh chiến lược sản xuất để đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Những chỉ số KPI quan trọng trong quản lý sản xuất
KPI thường thay đổi theo từng tổ chức. Tuy nhiên, một danh sách gồm 7 KPI phổ biến cho sản xuất được sử dụng trên sàn nhà máy như sau:
-
Bộ đếm
Một số liệu trên sàn nhà máy liên quan đến số lượng sản phẩm được sản xuất. Số đếm thường dùng để chỉ một số lượng sản phẩm được sản xuất kể từ khi đổi máy mới hoặc tổng sản lượng cho toàn bộ ca hoặc tuần. Nhiều công ty sẽ so sánh lao động cá nhân và sản lượng giữa các ca để kêu gọi tinh thần cạnh tranh giữa các nhân viên.
-
Tỷ lệ hàng lỗi
Quy trình sản xuất đôi khi tạo ra phế phẩm, được đo bằng tỷ lệ hàng lỗi. Giảm thiểu phế liệu giúp các tổ chức đạt được mục tiêu về lợi nhuận, vì vậy, điều quan trọng là theo dõi lượng được sản xuất trong giới hạn chấp nhận được hay không.
-
Nhịp độ sản xuất
Máy móc và quy trình sản xuất hàng hóa luôn có nhịp độ biến đổi. Nhịp độ chậm thường dẫn đến lợi nhuận giảm, trong khi nhịp độ nhanh hơn lại ảnh hưởng đến việc kiểm soát chất lượng. Đó là lý do tại sao cần phải giữ nhịp độ sản xuất ổn định.
-
Mục tiêu
Nhiều tổ chức đưa ra các giá trị mục tiêu cho sản lượng, nhịp độ sản xuất và chất lượng. KPI này giúp thúc đẩy các nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân của họ.
-
Takt-time
Takt-time là lượng thời gian hoặc thời gian chu kỳ để thực hiện một nhiệm vụ. Đây có thể là thời gian cần để sản xuất 1 sản phẩm, hoặc có thể liên quan đến thời gian chu kỳ của các hoạt động cụ thể. Bằng cách đưa ra chỉ số KPI này, nhà sản xuất có thể nhanh chóng xác định vị trí hạn chế hoặc tắc nghẽn trong một quá trình.
-
Hiệu quả thiết bị tổng thể (OEE)
OEE là một số đo được tính bằng cách nhân tính sẵn sàng với hiệu suất và chất lượng để xác định việc sử dụng tài nguyên. Các nhà quản lý sản xuất muốn các giá trị OEE tăng vì điều này cho thấy việc sử dụng nhân công và máy móc hiệu quả hơn.
-
Thời gian chết – Downtime
Cho dù là kết quả của một sự cố hoặc đơn giản là thay đổi máy móc, thời gian chết (thời gian máy móc ngừng hoạt động) được coi là một trong những số liệu KPI quan trọng nhất cần theo dõi. Khi máy không hoạt động thì không tạo ra tiền, vì vậy giảm thời gian chết là một cách dễ dàng để tăng lợi nhuận. Các tổ chức theo dõi thời gian chết thường yêu cầu công nhân vận hành nhập “mã lý do” qua bàn phím, nút bấm hay máy quét mã vạch để xem xét các lý do phổ biến nhất.
Những chỉ số KPI quan trọng trong hệ thống sản xuất
Các bước xây dựng hệ thống KPI trong sản xuất hiệu quả
Tất nhiên các chỉ số Key Performance Indicators (KPIs) là quan trọng trong một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
Thế nhưng, khi nào thì sự bắt buộc trở thành thúc đẩy, KPIs chỉ thực sự trở thành hữu ích khi bạn có thể xác định đúng các chỉ tiêu phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Và nó chỉ sẽ đưa ra các dữ liệu tối quan trọng thực thi nếu bạn sử dụng KPIs và phân tích được những thông tìn mà các chỉ số này nói với bạn giúp bạn đưa ra quyết định kịp thời.
Bởi vậy, làm thế nào để xây dựng một quy trình hệ thống KPI hiệu quả gồm các bước cụ thể sẽ giúp bạn thực hiện được nhiệm vụ này.
Dưới đây là các bước xây dựng giúp bạn đảm bảo rằng doanh nghiệp của mình không rơi vào những vùng xám hay mắc các lỗi căn bản trong quá trình xây dựng quy trình này:
Bắt đầu với một chiến lược
Bạn luôn luôn nên bắt đầu với một chiến lược. Nếu không có một nền móng căn bản xác định những mục tiêu mà doanh nghiêp bạn tìm kiếm để đạt được, thì sẽ dễ dàng kết thúc với một danh sách rất dài các chỉ số mơ hồ mà bạn cho là bạn có thể hoặc nên đo đếm.
Chiến lược của bạn vì vậy, đóng vai trò như một điểm xuất phát để thiết kế một hệ thống KPI trong sản xuất phù hợp – tuy nhiên chỉ khi nó thật rõ ràng! Phần lớn thường nhiều công ty tạo một bộ tài liệu chiến lược dài 30-40 trang mà hầu như không có ai đọc hết và hiểu được. Một cách khác tốt hơn là tạo ra một chiến lược chỉ một-trang đơn giản. Việc này sẽ giúp bạn xác định được rõ ràng các mục tiêu của mình, giúp bạn định hình ra việc cần làm để thực hiện được các mục tiêu đó.
Đánh giá tất cả các dữ liệu hiện có
Để thu được các dữ liệu lý tưởng mà bạn muốn ở bước trước, hãy thực hiện phân tích so sánh khoảng cách hay sự khác nhau giữa các dữ liệu lý tưởng mà bạn muốn có này với các dữ liệu mà bạn đã và đang có – bằng cách này bạn sẽ dễ dang nhận biết những gì thiếu sót.
Tự hỏi mình cần phải thay đổi gì, cắt gọt hay thực hiện để bảo đảm các dữ liệu thu thập được hoàn toàn ăn khớp với chiến lược của bạn và sẽ hoàn toàn trả lời được những câu hỏi mà bạn đặt ra. Và sau đó đưa trực tiếp ra được các chỉ số chính xác để phục vụ cho các mục tiêu của mình.
Hãy nhớ rằng, phần lớn các công ty là tràn ngập nhiều dữ liệu. Thường thì các chỉ số KPI trong sản xuất đã được thu thập từ nhiều nguồn với nhiều lý do khác nhau, bởi nhiều bộ phận phòng ban và nhiểu cấp quản lý khác nhau.
Bởi vậy, cần xác định được những thông tin mình cần thu thập được bởi ai đó tại nơi nào đó trong doanh nghiệp, hay chúng hầu như được thu thập sau mỗi quá trình điều chỉnh, sẽ mang đến cho bạn những thông tin mình cần.
Tìm kiếm các dữ liệu hỗ trợ đúng
Một mặt các chỉ số KPI là công cụ hữu ích mạnh, nhưng chúng ta cần biết rằng chúng ta cũng đang truy cập vào một số lượng các dữ liệu hỗ trợ cực lớn mà trong đó, một số ít sẽ phục vụ hữu hiệu cho sự đánh giá KPI truyền thống. Bằng việc tìm được các dữ liệu hõ trợ đúng – có thông tin công nghiệp, dữ liệu thống kê học, các phân tích xu hướng….vv – bạn có thể khoanh vùng tam giác và xác nhận tìm kiếm.
Xác định tần suất và phương pháp đo lường chỉ số KPI trong sản xuất đúng
Biết được các nhu cầu đo lường là một chuyện, vạch ra cách làm sao để truy cập và đo lường những thông tin này lại là một vấn đề khác.
Tìm ra được một phương pháp đo lường là tốt quan trọng. Do vậy, khi bạn đã biết mình cần thu thập những thông tin gì, bạn cần phải tìm ra một phương pháp đo lường để thực hiện được nó.
Điều này lại càng đúng nếu như bạn cần phát triển một KPIs mới hoặc là cắt tỉa sửa đi từ những KPIs cũ đang sử dụng.
Luôn luôn được khuyến nghị căn chỉnh phù hợp giữa tần suất đo lường với việc làm thế nào và khi nào các dữ liệu được sử dụng trong tổ chức, bởi vì tất cả các dữ liệu đều có một lưu trữ nhất định.
Có nghĩa là, tần suất đo lường phải song hành với tần suất báo cáo. Nếu không như vậy, dữ liệu có thể mất đi tính liên quan hoặc ảnh hưởng.
Ví dụ, nếu bạn thu thập dữ liệu về độ hài lòng của khách hàng qua khảo sát mùa hè và báo cáo được tìm thấy trong mùa đông, thì các kết quả này đã tồn tại trước đó 6 tháng và đã lỗi thời.
Chỉ định người sở hữu KPI trong sản xuất
Môt bản chỉ tiêu KPI hiệu quả đòi hỏi 2 dạng sở hữu. Dạng thứ nhất liên quan tới ý nghĩa và biên dịch các chỉ số này. Ai đó cần được chỉ định chịu trách nhiệm theo dõi nhìn vào bảng KPI, biên dịch nó thành các thông tin ý nghĩa, giám sát nó thay đổi như thế nào và quyết định nó có ý nghĩa như thế nào cho doanh nghiệp
Dạng sở hữu thứ hai liên quan tới thu thập dữ lệu. Đôi khi bạn có thể set chế độ thu thâp tự động thế nhưng, rất nhiều khi đòi hỏi có sự tương tác của con người.
Thường thì nên có người chịu trách nhiệm chuyển dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu này tới CSDL khác, hoặc họ cần thu thập chúng bằng tay.
Đảm bảo các chỉ số KPI được hiểu rõ đối với mọi người
Rất quan trọng là tất cả mọi người trong nhà máy, doanh nghiệp của bạn nhận biết rõ bạn đang cố gắng thu được gì, và tiến độ đo lường của bạn nhằm phục vụ cho các mục tiêu này.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người chịu trách nhiệm về KPI, cũng như tất cả các thành viên khác trong toàn bộ công ty bạn, ở bất cứ cấp độ nào.
KPI cần được tạo thành khung hỗ trợ cho việc ra quyết định của mọi người, và tất cả mọi người cần có thể trả lời được câu hỏi “Những gì mà tôi làm hôm nay sẽ ảnh hưởng thế nào tới các chỉ tiêu KPIs của tôi?”
Bởi vậy bạn cần phải bảo đảm rằng tất cả mọi người đều hiểu được các chỉ tiêu KPI mà bạn thu thập là được kết nối như thế nào với các ưu tiên chiến lược của bạn.
Điều này sẽ khuyến khích mọi người cùng tham gia nhiệt tình vào – để đảm bảo là các xem xét và cải thiện là trung tâm của mọi việc mà các nhân viên cán bộ đang và sẽ làm.
Nếu như bạn chỉ đơn giản nới với mọi người rằng họ phải thu thập một đống dữ liệu từ bây giờ mà không giải thích lý do vì sao, thì hầu như bạn sẽ nhận được kết quả chống đối và không hiệu quả từ đội ngũ nhân lực!
Xem xét lại bảng KPIs để đảm bảo nó giúp cải thiện hiệu suất làm việc/sản xuất
Nếu như một bảng KPI không có tác dụng giúp bạn hay những người khác trong doanh nghiệp ra được quyết định tốt hơn, mà qua đó sẽ nâng cao được hiệu quả kinh doanh sản xuất, thì nó chỉ là một nhiễu loạn.
Vì vậy bạn cần phải thường xuyên xem xét lại biểu đồ đo lường KPI của mình để đảm bảo các chỉ số này hữu ích và bạn không phải mất nhiều thời gian (hoặc yêu cầu thời gian từ người khác) đo lường đánh giá các dữ liệu để đơn giản chỉ đánh dấu tick vào các ô.
Được sử dụng đúng, KPIs cung cấp một công cụ tối quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động sx kinh doanh, tạo ra những quyết định tốt hơn và thu được các lợi ích cạnh tranh.
