JUST IN TIME (JIT) – Khái Niệm Làm Nên Thành Công Lớn Của Tập Đoàn Toyota

Toyota là tập đoàn sản xuất ô tô hàng đầu của Nhật Bản, với tuổi đời được xem là khá trẻ trong ngành, chỉ mới phát triển gần 100 năm, Toyota vẫn đang tiếp tục khẳng định vị thế đáng gờm của mình trên thị trường toàn cầu là top những hiệu xe có lực sản xuất nhanh và doanh thu cao nhất Thế giới. Vậy đâu là bí quyết làm nên thành công của Toyota? Đó chính là mô hình hệ thống sản xuất tinh gọn LEAN cùng khái niệm Just-in-time chính là chìa khóa.

Just in time (JIT) là gì?

“Just in time” trong tiếng Việt là “Hệ thống sản xuất tức thời” viết tắt là JIT, thực chất là một triết lí quản lý rộng nhằm loại bỏ lãng phí và cải thiện chất lượng trong tất cả các quy trình kinh doanh. Theo cách ngắn gọn nhất, Just in time được hiểu là: “Đúng sản phẩm – Đúng số lượng – Đúng nơi – Đúng thời điểm cần thiết” nhằm mục tiêu “không tồn kho, không thời gian chờ đợi, không chi phí phát sinh”.

Trong Just in time, những quá trình không tạo ra giá trị gia tăng trong sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ sẽ bị loại bỏ, hệ thống sẽ chỉ sản xuất ra cái mà khách hàng mong muốn.

Khi một quy trình được vận hành theo cách Just in time, nguyên vật liệu, hàng hóa và các sản phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất sẽ được lên kế hoạch chi tiết theo từng bước sao cho cho khâu sau có thể được thực hiện ngay sau khi khâu trước kết thúc. Từ đó sẽ không còn khâu nào trong quá trình sản xuất bị rơi vào trạng thái chờ và hàng hoá sẽ được sản xuất và giao hàng đúng lúc để bán.

Mục tiêu của JIT

Mục đích cơ bản của JIT là cân bằng hệ thống, có nghĩa là đảm bảo dòng sản xuất đều đặn, liên tục trong suốt hệ thống. Ngoài ra, mục tiêu của hệ thống sản xuất tức thời còn là tạo ra sự cân bằng thông qua việc rút ngắn thời gian thực hiện và giảm nguồn lực cần sử dụng với ba mục tiêu chính:

• Loại bỏ sự gián đoạn: sự gián đoạn tác động ngược lại đối với hệ thống trong việc làm đều đặn dòng dịch chuyển sản phẩm và vì thế nó cần được loại bỏ. Nguyên nhân chủ yếu gây gián đoạn đó là do các yếu tố hư hỏng thiết bị, thay đổi tiến độ hay cung ứng chậm trễ.
• Làm cho hệ thống linh hoạt: tính linh hoạt của hệ thống giúp tăng khả năng sản xuất, đảm bảo sự cân đối của nguồn lực. Hệ thống cần có những khả năng thích ứng với những thay đổi.
• Loại bỏ sự lãng phí: sự lãng phí thể hiện ở việc sử dụng không hiệu quả các nguồn lực.

4 yếu tố cốt lõi đảm bảo thành công của JIT (4 pillars)

Có rất nhiều yếu tố để áp dụng thành công JIT. Tuy nhiên, trong đa số các trường hợp, 4 yếu tố cơ bản sau được coi là các trụ cột cho chiến lược này, đó là: thiết kế sản phẩm, thiết kế quy trình, yếu tố con người/tổ chức, lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất.

• Thiết kế sản phẩm

Bao gồm chất lượng (đảm bảo sản phẩm không hỏng và bị trả lại), thiết kế để sản xuất tế bào (manufacturing cells) và tối ưu hóa các cấp (level) trong BOM.

Mỗi BOM có nhiều cấp khác nhau, bao gồm cấp cao nhất là thành phẩm và các cấp dưới gồm các bán thành phẩm và vật liệu riêng lẻ.

Ví dụ:

Vì mỗi cấp trong BOM đại diện cho một điểm tồn kho, việc đơn giản hóa các cấp (cả số lượng cấp và độ phức tạp của các hoạt động trong cấp) có thể làm giảm đáng kể yêu cầu về hàng tồn kho và tốc độ xử lý.

• Thiết kế quy trình:

Việc tối ưu hóa các cấp trong BOM và hoạt động thiết kế quy trình có liên quan chặt chẽ với nhau.

Do sản phẩm phải làm ra đơn giản hơn, quy trình sản xuất cũng theo đó mà có thể lược bớt nhiều khâu. Điều này vừa giúp rút ngắn thời gian sản xuất, vừa dễ kiểm soát và vận hành quy trình.

• Yếu tố con người/tổ chức

Để đảm bảo thực hiện JIT, con người là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua. JIT đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục thay đổi và cải tiến. Do đó, nhân viên của họ cũng cần thường xuyên học hỏi để nâng cao hiệu suất của công nhân. Trong đó, JIT chú trọng việc và được đào tạo chéo**** để tạo ra những nhân viên có chuyên môn đa dạng.

****Đào tạo chéo: Đào tạo chéo là việc đào tạo người lao động/công nhân/ nhân viên với nhiều vai trò khác nhau hoặc đào tạo họ làm những công việc nằm ngoài công việc chính của họ.

Các nhân viên được đào tạo chéo có thể đảm nhiệm nhiều loại công việc, kết hợp với một quy trình đã được đơn giản hóa, từ đó doanh nghiệp có thể giảm bớt số lượng lao động mà vẫn đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm như cũ.

• Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất MPC

Đặt trong bối cảnh một doanh nghiệp sản xuất, thì việc lập kế hoạch sản xuất (từ tổng thể đến chi tiết) và kiểm soát chúng luôn luôn là cần thiết. Các kế hoạch sản xuất được thực hiện dựa trên nhiều thông tin đầu vào, trong đó có BOM. Vì cấu trúc sản phẩm đã được tối ưu hóa để giảm số lượng công đoạn và thời gian nhất có thể, nên việc lập kế hoạch (nguyên vật liệu chi tiết hay khi lắp ráp) sẽ được đơn giản hóa đi rất nhiều. Từ đó, quá trình kiểm soát cũng sẽ dễ dàng hơn.

Bí quyết làm nên thành công của ông lớn Toyota

Trong dây chuyền sản xuất ô tô của Toyota, để thực hiện các đơn hàng càng nhanh càng tốt, cần tuân thủ những điều sau:

• Khi một đơn đặt hàng được nhận, hướng dẫn sản xuất phải được ban hành cho đầu dây chuyền sản xuất càng sớm càng tốt.
• Dây chuyền lắp ráp phải được dự trữ với số lượng cần thiết đối với tất cả các bộ phận để có thể lắp ráp bất kỳ loại xe nào.
• Quá trình lắp ráp phải lấy các bộ phận được sử dụng với cùng số lượng bộ phận từ quy trình trước đó.
• Quy trình trước phải được dự trữ với số ít các bộ phận và chỉ tạo ra số lượng cần thiết cho quy trình tiếp theo. Nghĩa là sản xuất phải cân đối với tiêu thụ.

Hệ thống Just In Time của Toyota đã loại bỏ triệt để những lãng phí làm gia tăng chi phí mà không đem lại bất kỳ giá trị gia tăng nào. Giống như việc các kệ hàng tại siêu thị được lấp đầy với đúng số lượng khách đã lấy, Toyota luôn cố gắng đảm bảo mức hàng tồn kho tối thiểu, đủ để thay thế số lượng bị rút đi.

Nếu dây chuyền của công ty có thể lắp ráp bộ phận nào đó trong 10 phút, họ sẽ tìm cách để giảm thời gian xuống còn 5 phút, sau đó sẽ chỉ còn 2 phút. Điều này đã giúp Toyota tạo ra những chiếc xe hơi chất lượng cao với chi phí thấp và tốc độ nhanh nhất. Kết quả là Toyota đã giảm tới 50% sai sót và 20% thời gian xây dựng.

Sự vươn lên không ngừng của hãng sản xuất ô tô Nhật Bản chính là thành quả đạt được của Toyota từ khi áp dụng JIT. Toyota cũng không ngại chia sẻ bí quyết quản trị tinh gọn với các nhà cung cấp phụ tùng từ những năm 1990. Nhiều doanh nghiệp áp dụng đều đã chứng kiến sự tăng trưởng lợi nhuận sau đó, ngay cả trong thời kỳ suy thoái.

Những lợi ích khi sử dụng Just-in-time (JIT)

• Giảm thời gian sản xuất (khoảng thời gian cần thiết để một sản phẩm được chuyển đổi từ nguyên liệu thô thành thành phẩm) do JIT đã tối thiếu hỏa thời gian chờ đợi giữa các công đoạn trong quá trình.
• Giảm số lượng và chi phí các giao dịch: khi áp dụng chiến lược JIT, doanh nghiệp gần như phải duy trì mọi thứ đều đúng và vừa đủ, do đó sẽ hạn chế tối đa lượng hàng bị trả lại, đồng thời luôn giữ tồn kho ở mức tối thiểu, từ đó, giảm được các chi phí như chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho, chi phí sổ sách, v.v.
• Đơn giản hóa việc lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất: mục tiêu của JIT là duy trì mọi thứ thật “đúng”, vì thế, các doanh nghiệp sẽ có xu hướng đơn giản hóa mọi quy trình vận hành, tạo điều kiện để áp dụng chiến lược này nhất có thể.
• Đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường: xuất phát từ đặc điểm là mọi quy trình vận hành đều được đơn giản hóa, nên doanh nghiệp dễ dàng thay đổi để thích ứng tốt hơn với nhu cầu của khách hàng.
• Giảm lượng hàng tồn kho, tiết kiệm diện tích kho hàng: với JIT, sản xuất sẽ phải thực hiện đúng thời điểm, đúng số lượng, đúng nơi, vì thế không cần hàng tồn kho, tiết kiệm diện tích và chi phí lưu kho.
• Công nhân được tham gia cải tiến sản phẩm: đối với doanh nghiệp sử dụng JIT, họ luôn quan niệm rằng, công nhân là người trực tiếp tiếp xúc với sản phẩm, nên ý kiến phản hồi từ họ là rất cần thiết để cải thiện chất lượng sản xuất. Do đó, họ luôn khuyến khích công nhân tham gia sâu vào quá trình phát triển sản phẩm.

Tuy nhiên, JIT không phải luôn là một chiến lược đảm bảo cho sự thành công của các doanh nghiệp áp dụng nó. Nếu JIT mang đến thành công vượt bậc cho Toyota, thì nó cũng khiến cho doanh nghiệp này một phen lao đao.

Điển hình vào tháng 2/1997, một vụ hỏa hoạn tại nhà máy phụ tùng ô tô Aisin, nhà cung cấp loại Van P duy nhất cho Toyota, đã khiến hãng xe ô tô này phải ngừng hoạt động sản xuất trong vài ngày. Đối với một doanh nghiệp lớn như vậy, chỉ vài ngày cũng đủ để gây ra rất nhiều tác động lớn tới hoạt động kinh doanh. Vụ việc đã làm Toyota thiệt hại tới 160 tỷ yên doanh thu (tương đương hơn 30 ngàn tỷ đồng).

Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin cụ thề về JUST IN TIME (JIT) – Khái Niệm Làm Nên Thành Công Lớn Của Tập Đoàn Toyota.

Trong quá trình quản lý sản xuất, nếu doanh nghiệp muốn áp dụng hệ thống quản trị andon, một hệ thống không thể thiếu trong khái niệm Sản xuất Tinh gọn cũng như hỗ trợ sản xuất hiệu quả trong dây chuyền sản xuất tự động, được nhiều nhà máy đánh giá cao, đặc biệt đối với những nhà máy, xi nghiệp có quy mô lớn, xin liên hệ với chúng tôi qua Hotline 090.125.8778 hoặc Tổng đài 1900 545456 để được tư vấn cụ thể.

>>> Xem thêm về hệ thống Andon <<<

𝐕𝐏 𝐂𝐡í𝐧𝐡: 340/16 Lê Văn Quới, KP 11, P. Bình Hưng Hòa A, Q. Bình Tân, Tp.HCM

𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐁ắ𝐜: G4-TT10 Đường Foresa 8, KĐT Xuân Phương, P. Xuân Phương, Q .Nam Từ Liêm, HN

𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐓𝐫𝐮𝐧𝐠: 102 Đường Kinh Dương Vương, P.Hòa Minh, Q.Liên Chiểu, TP.Đà Nẵng.

𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐓â𝐲: D2-27, KDC 586, Đường Lê Văn Tưởng, Phường Phú Thứ, Quận Cái Răng, Tp. Cần Thơ.

Email: quangadsun@yahoo.com

SĐT: 090.125.8778 hoặc Hotline: 𝟭𝟵𝟬𝟬 𝟱𝟰 𝟱𝟰 𝟱𝟲