Áp Dụng 5S – Thực Hiện Seiketsu Như Thế Nào?

Thực hiện Seiketsu, hay Sạch sẽ, là bước S thứ 3 trong 5S của hệ thống Lean, Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3 bước 3S: Sàng Lọc, Sắp Xếp, Sạch Sẽ ở trên. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.

Bài viết này sẽ hướng dẫn một cách cụ thể về cách thực hiện Seiketsu hiệu quả cho doanh nghiệp.

Seiketsu là gì?

Seiketsu có nghĩa là luôn nâng cao và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách thực hiện thường xuyên seiri, seiton và seiso. Nếu bạn chỉ thực hiện quá trình seiri một lần, thực hiện 1 vài cải tiến, nhưng không nỗ lực duy trì hoạt động đó thì mọi thứ sẽ sớm trở lại vạch xuất phát ban đầu.

Thực hiện Seiketsu như thế nào?

Gợi ý cho việc thực hiện SEIKETSU (Săn sóc) dễ dàng cho bạn:

– Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc; cần có lịch làm vệ sinh.

– Phong trào thi đua giữa các Phòng, ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S.

Chú ý: Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc; Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ, nhóm, đội 5S của đơn vị thực hiện; Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thường động viên.

Thực hiện săn sóc một lần thì dễ nhưng duy trì hoạt động đó thường xuyên, hàng ngày thì lại là một vấn đề hoàn toàn khác. Lãnh đạo công ty phải triển khai một hệ thống cùng với các qui trình để đảm bảo tính liên tục của seiri, seiton và seiso.

Lãnh đạo công ty cam kết, hỗ trợ và trực tiếp tham gia vào chương trình là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của 5S.

Ban lãnh đạo công ty phải ra các quyết định liên quan đến 5S – ví dụ như bao lâu thì thực hiện seiri, seiton và seiso, ai là người chịu trách nhiệm – trong những lần họp định kỳ như giao ban của công ty, thậm chí trong những buổi họp chiến lược của công ty.

Cũng giống như nguyên lý của ISO 9000 hay các bộ tiêu chuẩn khác, 5S cần một hệ thống các qui định, qui trình, hướng dẫn công việc và các biểu mẫu để áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục. Cũng vì vậy mà một số tài liệu tiếng Anh gọi Seiketsu là tiêu chuẩn hóa (Standardization).

Tại tiêu chuẩn này, chủ kho hàng cần lập ra các quy định thực hiện 5S cụ thể, để mỗi nhân viên kho nắm rõ trách nhiệm của mình và trách nhiệm chung đối với kho hàng.

Đồng thời, cũng có thể tổ chức các cuộc thi, dành tặng các phần thưởng cho những cá nhân thực hành tốt. Mục đích áp dụng tiêu chuẩn 5S nhằm hướng đến xây dựng một kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp, ý thức của mỗi cá nhân được rèn giũa mang đến tác phong làm việc chuyên nghiệp, đúng quy trình.

Không chỉ nhân viên, mà từ các cấp quản lý, lãnh đạo đều phải tuân thủ nghiêm túc để làm gương và tạo nên một hệ thống thống nhất, cùng phát triển.

Để thực hiện seiketsu, công ty nên xây dựng thành các tài liệu như sau:

– Chính sách 5S của công ty

– Mục tiêu 5S của công ty và của từng bộ phận (dài hạn và ngắn hạn)

– Kế hoạch thực hiện 5S để hiện thực hóa các mục tiêu 5S, Sơ đồ tổ chức theo 5S

– Sơ đồ phân công trách nhiệm theo từng khu vực

– Các tài liệu đào tạo về 5S

– Các tài liệu quảng bá về 5S

– Các bảng tin, bản tin 5S

– Cơ chế khen thưởng 5S

– Các tài liệu hướng dẫn thực hiện seiri: Tiêu chí phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết; thẻ đỏ; danh mục những thẻ đỏ cần xử lý

– Tài liệu hướng dẫn seiton: Qui định chung về màu sắc, nhãn hiệu, chỉ dẫn; nguyên tắc tổ chức sắp xếp; Các hình ảnh mẫu về sắp xếp

– Tài liệu seiso: Kế hoạch vệ sinh, phân công trách nhiệm thực hiện vệ sinh, lịch vệ sinh, tiêu chuẩn chấp nhận seiso (như thế nào là sạch sẽ) tại mọi khu vực; qui trình, hướng dẫn vệ sinh cụ thể cho những đối tượng cần thiết

– Tài liệu seiketsu: Các qui định về thực hiện seiri, seiton và seiso hàng ngày; các quy tắc về quản lý trực quan trong công ty; Kế hoạch và chương trình đánh giá 5S; Các tiêu chuẩn đánh giá 5S; Qui trình và hướng dẫn đánh giá 5S

Việc xây dựng hệ thống tài liệu 5S này cần có sự tham gia của mọi người, hãy để họ được tham gia quyết định công việc mình sẽ làm. Có như vậy bạn mới huy động được sự tham gia thực hiện 5S của tất cả mọi người – yếu tố đặc trưng của hoạt động 5S và các hoạt động kaizen khác theo phong cách Nhật Bản.

Sau khi thiết lập được hệ thống các tài liệu về 5S, bạn cần có một cơ chế giám sát để đảm bảo chúng được áp dụng, tuân thủ và cải tiến. Đồng thời cần phải có một cơ chế khuyến khích, tạo phong trào thi đua 5S trong nội bộ công ty và cả với các công ty khác.

Lãnh đạo cao nhất của công ty trực tiếp đánh giá, ghi nhận những thành tích của các bộ phận, cá nhân trong hoạt động 5S. Kết quả của các hoạt động 5S phải luôn được cập nhật lên bảng tin 5S để mọi người thấy, bình luận từ đó tạo động lực thi đua với nhau.

Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin cụ thề về Áp Dụng 5S – Thực Hiện Seiketsu Như Thế Nào.

Trong quá trình quản lý sản xuất, nếu doanh nghiệp muốn áp dụng hệ thống quản trị andon, một hệ thống không thể thiếu trong khái niệm Sản xuất Tinh gọn, cũng như hỗ trợ sản xuất hiệu quả trong dây chuyền sản xuất tự động và làm giảm được 7 lãng phí muda, được nhiều nhà máy đánh giá cao, đặc biệt đối với những nhà máy, xi nghiệp có quy mô lớn, xin liên hệ với chúng tôi qua Hotline 090.125.8778 hoặc Tổng đài 1900 545456 để được tư vấn cụ thể.

>>> Xem thêm về hệ thống Andon <<<

𝐕𝐏 𝐂𝐡í𝐧𝐡: 340/16 Lê Văn Quới, KP 11, P. Bình Hưng Hòa A, Q. Bình Tân, Tp.HCM

𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐁ắ𝐜: G4-TT10 Đường Foresa 8, KĐT Xuân Phương, P. Xuân Phương, Q .Nam Từ Liêm, HN

𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐓𝐫𝐮𝐧𝐠: 102 Đường Kinh Dương Vương, P.Hòa Minh, Q.Liên Chiểu, TP.Đà Nẵng.

𝐕𝐏 𝐌𝐢ề𝐧 𝐓â𝐲: D2-27, KDC 586, Đường Lê Văn Tưởng, Phường Phú Thứ, Quận Cái Răng, Tp. Cần Thơ.

Email: quangadsun@yahoo.com

SĐT: 090.125.8778 hoặc Hotline: 𝟭𝟵𝟬𝟬 𝟱𝟰 𝟱𝟰 𝟱𝟲